Тайм-менеджмент в два счета

3 минуты. Для задач, длительность которых занимает менее 3 минут, используем правило «упал, отжался!». Или принцип «здесь и сейчас». Если задача требует менее 3 минут для своего выполнения, нет смысла записывать ее в органайзер и думать, когда удобнее ее выполнить. Прямо сейчас возьмите и сделайте ее. Время, которое потребуется, чтобы сформулировать ее на результат, оценить ее приоритет, решить, в какое время лучше всего выполнять ее… Бред! Вы потратите больше времени на все эти процедуры, чем на то, чтобы встать, решить это дело и вернуться на место. Ни на секунду не задумывайтесь, «когда ее лучше сделать?» Если задача короткая, быстро выполнили и забыли про нее.

Единственное, когда 3-минутке позволительно уделить внимание, чтобы занести ее в органайзер – если выполнить ее сиюминутно невозможно. К примеру, дело на 3 минуты нужно выполнить на объекте, на котором вы будете вечером.

Примеры 3-минуток участников тренингов.

Сделать звонок по формальному поводу.

Проверить состав сотрудников, пришедших на работу.

Выяснить, чем занимается персонал отдела.

Подписать важные документы.

Почитать анекдоты.

Одеться летом.

Покормить рыбок.

Короткий ответ на четкий вопрос.

Связать отгрузку и приход.

Переодеться.

Подписать сверку.

Откорректировать заказ.

Распечатать объявление.

Подписать протокол.

15 минут. Для дел этой категории используем «В-ассорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в течение дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории «В», которые занимают 3-15 минут. У вас получится нарезка из нескольких коротких задач. Как только подошло время окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. Подобная компоновка позволит не терять концентрацию в течение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы получите львиную долю гормонов счастья уже в начале рабочего дня. При выполнении дел следует руководствоваться принципом очереди. Этот принцип описывает последовательность выполнения дел, когда они равного приоритета.

Примеры 15-минуток участников тренингов.

С утра обойти два цеха.

Проверить табель сотрудников.

Продумать план встречи.

Решить проблему разногласий.

Разобрать ошибку.

Выслушать жалобу.

Посетить складской комплекс.

Устранить замечания в регламенте.

Заказать пропуск.

Аргументированно ответить на письмо.

Рассмотреть документ, находящийся на согласовании.

Написать пару запросов.

Оценить трудоемкость задачи типа «В».

ПРИНЦИП ОЧЕРЕДИ

Краткая зарисовка. В супермаркете есть несколько касс. К каждой из них подходят покупатели. Каждый покупатель – это дело, которое вам нужно выполнить. Короткое дело – пробить только жвачку. Длинное дело – покупатель с тележкой, полной товаров. На работу с ним потребуется куда больше времени, чем на клиента с одним товаром. Цель – чтобы в очереди стояло как можно меньше покупателей. Чтобы в нашем списке дел их было минимум.

Принцип гласит следующее. Вначале выполнять дела наивысшего приоритета. По-нашему, «А». Далее выполнять короткие задачи, начиная с самой короткой и по возрастанию. После их решения снова приниматься за задачи с наивысшим приоритетом.

30 минут. Если задача требует 20–30 минут для своего решения, то это обычная плановая задача. Именно такие «30-минутные кусочки» следует формулировать на результат. Проставлять для них приоритет и определять оптимальное время выполнения. Это задачи, которые мы согласовываем с другими людьми, если они принимают в них участие, и т. д. Еще раз подчеркиваю, это плановые задачи, к которым применимы основные правила планирования.

Примеры 30-минуток участников тренингов.

Свести отчетность по подразделению.

Разобрать отложенную почту.

Согласовать комплект технической документации по продукту.

Сделать правку замечания на бумажном носителе.

Продумать штатное расписание.

Обсудить документ из красной папки.

Просмотреть аналитику по кредитному портфелю.

Изучить акт от лицензирующего органа.

«Избить» транспортный цех.

Разноска текущих документов в 1С.

Составить табель выхода сотрудников.

Выборочная инвентаризация товара.

Составить отчет по НДС.