Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

1. Позвонить Глебу Алексеевичу

2. Согласовать с Глебом Алексеевичем дату презентации

В жизни много правильных ответов

В первом случае вы набираете его номер, там занято.

Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано – «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника:

– Звонил Петру?

– Да!

– Ну как, он согласен на наши условия?

– Не знаю, было занято!

– …

Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи – результативная. Вы набираете номер Глеба Алексеевича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Глеб, когда будет дата презентации?» То есть все вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано.

Настоятельно рекомендую фиксировать пункты плана как сформулированные на результат. Признаки такой формулировки. Во-первых, это 2–3 слова. Одним словом, передать результат невозможно. Во-вторых, в формулировке должен присутствовать глагол в завершенной форме. К примеру: сделать, завершить, отдать, проверить, согласовать, выполнить, сдать, купить, пригласить и т. д. Все эти глаголы завершенной формы, то есть они «результирующие» наших действий. Теперь более подробно, на примерах из практики.

...

ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ

История, произошедшая со мной осенью 2005 года.

В течение дня заглянул в список дел секретаря. Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос.

– Оль, что означает этот пункт плана?

– Диктофон! – торжественно отвечает она.

– Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт.

Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, и реально видно, что она тужится, пытаясь вспомнить.

– Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть. Зарядить? – и устремляет на меня глубокие голубые глаза. Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга реально в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер…», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порой невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может.

Следующий пример рассказал участник во время тренинга в городе Иркутск. Вадим: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь “Деньги”. И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» – группа взрывается хохотом и аплодисментами. Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить в своей жизни подобные ситуации. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат».

Норматив

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».