Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «пять – девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь критичны результаты и плотность дел низка.

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, будет забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».

Е-mail

Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.

Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.

Пример структуры папок в почтовом клиенте

Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.

1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак вначале позволяет всегда быть этой папке быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.

2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, поименованных именами людей, либо по названиям проектов.

3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.

4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они – в папке «Входящие».

5. Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.

6. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.

7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет не более нескольких минут, сразу их отпишите и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.

8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».

9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую утвердить такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.