Тайм-менеджмент за 30 минут

Закладки и наклейки. Если Вам по долгу службы приходится часто пользоваться справочниками, словарями, сделайте свою работу с ними максимально эффективной. Здесь помогут цветные наклейки, например, на буквах словаря или разделах справочника. Вы наверняка сталкивались с такой проблемой, когда надо срочно найти в толстой книге определенную информацию, Вам надо перелистать половину книги, пока Вы найдете нужный раздел. Вы нашли, но оказалось, что в этом же разделе требуется дополнительная информация. И вновь перелистывание страниц фолианта. Если же Вы предусмотрительно подклеили цветные указатели тем, разделов, букв и т. п., такой поиск не займет много времени. Если Вам надо поработать с книгой, полезно будет пользоваться закладками. Если Вам понадобилось отметить место в книге, чтобы потом быстро его найти, вложите закладку, подписав сверху, к какой части книги она относится. Просто, однако получается существенная экономия времени и нервов. Инвестируйте немного времени и терпения – и Ваши усилия будут вознаграждены сторицей.

Записная книжка или RAM. Это книжка-памятка, которая всегда с Вами. Где бы Вы ни находились – на работе, в банке, в магазине – книжечка размером с открытку всегда придет Вам на помощь, если надо срочно что-то записать. Если сравнивать с компьютером, то такая записная книжка – это оперативная память. Если информация нужная, Вы перенесете ее в постоянную память, если нет – просто выбросите. Записная книжка лучше различных листиков тем, что листы записной книжки не теряются!

Записную книжку RAM нужно постоянно освобождать от ненужной информации. Если Вы уже перенесли информацию в постоянную память, использовали или она оказалось ненужной, выдирайте листок без сожаления. Порядок надо поддерживать.

Очень полезно составить набор памяток для разных оказий. Например, Вы собираетесь в командировку. Как собраться быстро, но при этом ничего не забыть? Как не забыть ничего при подготовке переговоров? Просто составьте памятку, она не подведет! В книге приведен ряд Памяток на разные случаи жизни. Подготовьте памятки, Распечатайте, вставьте в прозрачную обложку, подколите в папку. Все, Вы теперь никогда ничего не забудете! Появились новые пункты в памятке, внесите их, хотя от руки. И опять Ваша голова не загружена неважной информацией.

Оргтехника. Совсем неважно, чем Вы занимаетесь в офисе. Если Вы работаете за письменным столом, Вам потребуется небольшой стандартный канцелярский набор – скрепер, дырокол, современные разноцветные картонные папки-скоросшиватели с колечками, набор толстых и тонких фломастеров, маркеры, наклейки. Попросите Вашего начальника позаботиться о необходимых орудиях труда. Лучше иметь это все на столе, чем тратить время на поиски необходимой мелочи по всему отделу.

Маркеры. Отмечайте маркером всю ту информацию в документах, которая Вам может понадобиться. Нет смысла раз за разом изучать весь документ, если Вам требуется узнать только, например, срок поставки комплектующих. Выделите дату и название, этого будет достаточно. Строго говоря, целью документа и было только это сообщение – доставка чего, когда.

Ваш портфель, сумочка. Если Вам приходится носить портфель, организуйте в нем постоянный порядок на основе блочно-модульной структуры. Деловые бумаги находятся в папке, мобильный телефон в специальном отделении, предметы гигиены (дезодорант, расческа и пр.) в косметичке, записная книжка RAM, еженедельник, ручка. Кладите каждую вещь на отведенное ей место. Если Вы, например, держите мобильный в кармане, пусть он там и находится. Представьте себе, в какой стресс Вы себя вгоните, если начнете искать мобильный или бумажник со всем содержимым в неположенном месте! Порядок в портфеле или сумке не только экономит время и нервную энергию, он радует своей надежностью и красотой.

Еженедельник. Ваше Alter ego. Это Ваше второе Я. Выше Вы узнали, как эффективно планировать время, выбрали для себя те приемы экономии времени, которые больше всего подходят к Вашей деятельности. Это была теоретическая часть курса. Практическая же часть состоит в применении этих знаний для реальной ситуации. Составление плана на день, который Вы затем внесете в еженедельник, начинается с определения всех тех задач, которые Вы предполагаете решить завтра. Выпишите все дела, задумайтесь, каким квадрантам Матрицы Эйзенхауэра или группам метода АВС они соответствуют? Расставьте приоритеты. Определите, какое время займет выполнение Вашего плана на завтра?