Тайм-менеджмент за 30 минут

Вспомните, что на все плановые мероприятия следует отвести 60 % рабочего времени, 20 % оставить в запас на непредвиденные ситуации и 20 % – резерв времени на выполнение основного плана. Теперь напишите иерархический план работы на завтра, поставив в его начало самые важные дела, и завершив план делами важными, но не срочными. Успеете, хорошо, не успеете, перенесете на завтра. Не горит! Если Вы к тому же распределите свою занятость по часам, Вы получите в результате так называемый т. н. рамочный план дня. Строго говоря, в каждом еженедельнике есть строка времени дня. Поэтому рамочный план Вы получите в любом случае.

Лень всегда двигала прогресс вперед. Действительно, если проанализировать технический прогресс, то можно прийти к заключению, что вся история цивилизации – это непрерывные попытки сделать жизнь людей более комфортабельной, сэкономить время и усилия. Когда людям надоело считать на пальцах, стирать у реки, ездить на перекладных, они изобрели соответственно калькулятор, стиральную машину, самолет. Будьте творческим человеком, мобилизуйте свои способности и… лень и придумайте, как выполнить эквивалентную работу быстрее без потери качества.

Сборы на завтра. Утренние сборы – источник непреходящего стресса для любого работающего человека. Однако если всем членам семьи один раз обсудить и договориться выполнять общие правила для всех, то утреннего стресса можно избежать. Созовите «круглый стол» Вашей семьи, установите и распределите круг обязанностей, и со следующего утра начните выполнять принятое соглашение. К кругу обязанностей каждого члена семьи относятся такие простые вещи как подготовка с вечера одежды и обуви, портфеля для школьников и менеджеров. Все важные решения, как, например, очередь в ванную и очередность приготовления завтрака, принимаются совместно и так же совместно выполняются. Ничего, кроме доброй воли и желания избежать стресса, ни от кого не требуется.

Группа поддержки. После того как Вы сами прониклись идеями сделать свою жизнь более эффективной, Вам потребуется поддержка и помощь Вашего ближайшего окружения – сослуживцев, членов семьи, друзей и родственников. Объясните им преимущества бережного отношения к своему времени, заручитесь их поддержкой. Если Вы все вместе начнете управлять своим временем в рамках сплоченной команды, результат будет много быстрее и лучше. Помощь и взаимопонимание здесь неоценимы.

Польза стереотипов. Некоторые полезные привычки, стереотипы поведения тоже могут стать важными ресурсами экономии времени. Например, привычка не оставлять неоконченных дел. Это касается как ответа на полученное распоряжение или письмо, так и мытья посуды. Найдите в своей деятельности такие области, где Вам требуется просто автоматически, без особых раздумий выполнять рутинные действия. Если Вы привыкнете выполнять это быстро, не откладывая дело в долгий ящик, Вы скоро достигнете профессионализма в этом вопросе. Полезные привычки всегда помогут Вам справиться с делами быстро и без стресса.

Золотое правило: Посеешь привычку – пожнешь характер.

Посеешь характер – пожнешь судьбу.

Время в транспорте, ожидания

Всем приходится ездить на большие или меньшие расстояния – поездки на работу, командировки, а также непременные ожидания являются неплохим резервом столь недостающего Вам времени. Используйте это время с пользой. Можно, если это позволяют условия, выполнить некоторую рутинную работу, обдумать и частично подготовить выступление на совещании, выучить что-то, если Вы занимаетесь самообразованием и пр. Всегда имейте при себе материалы, которые помогут Вам «спасти» время, проведенное в очереди, транспорте и пр.

Искусство говорить «нет»

Это действительно искусство, как дипломатии, так и хорошей организации. Придумайте стандартную вежливую формулу отказа, которая поможет Вам в будущем легко и необидно отклонять некоторые дела и обязанности.

План отказа

1. Поблагодарите предлагавшего самым горячим и искренним образом.

• Дорогой (ая)/Уважаемый (ая)… во-первых, я хочу поблагодарить (Вас) за такое заманчивое предложение.

2. Высоко оцените его/ее предложение.

• Это действительно прекрасная организация с хорошими традициями, известная во всем мире своими благотворительными акциями.

• Это великолепный проект во всех отношениях.

• Это почти то, о чем я мечтала всю жизнь.

3. Приведите, если считаете нужным, убедительную причину, заставляющую Вас отклонить такое заманчивое предложение.

• Однако если я сейчас соглашусь на предложение занять место общественного вице-президента, я должен буду лишить мою семью совместного отпуска как минимум на три года.

• Однако, по ряду причин я сейчас, к сожалению, не могу принять Ваше предложение.

4. Еще раз выразите свою признательность за предложение.

• Тем не менее мне хотелось бы, чтобы Вы знали, как я Вам признателен за это предложение.