Постоянно подчеркивалось одно основное правило: «Охранка хочет знать правду и только правду». От сыщиков требовалось ежедневно подавать рапорт о том, что делал подозреваемый, с кем встречался, куда ходил, а в конце недели составлялась общая сводка. Секретную информацию филер должен был сообщить своему начальнику (обычно это был его единственный личный контакт с ним), назначив свидание в каком-нибудь укромном месте далеко от штаба. Когда один из директоров Департамента полиции увидел, что филеры приходят на Фонтанку с рапортами, он тут же предупредил агентов, что такие упущения в работе просто недопустимы. Если филер уезжал за наблюдаемым в другой город, он сообщал о результатах условными телеграммами, якобы от имени коммивояжера. К примеру, фраза «товар сдан московским приказчикам» означала «наблюдаемый передан московским филерам»; «товар упакован» — преступник задержан; «товар подмочен» — наблюдаемый скрылся.
Пройдя курс обучения, новоиспеченные филеры должны были продемонстрировать свое мастерство в реальной ситуации на улице, а затем составить рапорт по всем правилам. Нельзя было, например, забывать, что подозреваемых надо называть, используя условные клички, а не настоящие имена. Согласно инструкции, «кличку должно давать краткую (из одного слова). Она должна характеризовать внешность наблюдаемого или выражать собою впечатление, которое производит данное лицо». Так, будущий глава Временного правительства А.Ф. Керенский проходил в дневниках наружного наблюдения под кличкой Скорый. Но чаще всего филеры употребляли указания на профессиональную принадлежность наблюдаемого. Банкир П.П. Рябушинский фигурировал в их донесениях как Кошелек, а поэт Сергей Есенин, работавший в молодые годы в типографии, — как Набор.
Уровень отбора и подготовки, компетентность сыщиков в рядах охранки, опутавшей своими сетями всю империю, очень варьировались. Среди филеров были профессионалы, не уступавшие Медникову. Некоторые из них вырабатывали у себя удивительные навыки: «Внешность наблюдаемого сохранялась в памяти у способного агента в течение многих лет, несмотря на массу лиц, которые проходили перед его глазами». Такие агенты не терялись в самых сложных ситуациях. Если во время ареста на улице революционер начинал звать на помощь, филеры могли в свою очередь обратиться к прохожим за содействием, объяснив, что они — санитары, которые увозят в больницу душевнобольного, страдающего манией преследования.
Однако, по словам очевидца, большинство сыщиков были полуграмотными, едва умели писать. Профессиональное мастерство филеров, особенно в провинциальных охранных отделениях, было невысоким. Убийца шефа жандармов Кравчинский вспоминал, что в 70-е годы агенты, набранные из солдат, никак не могли скрыть своей военной выправки и все время норовили сгруппироваться в полувзвод. В конце века, по воспоминаниям полицейских чиновников, жандармские унтер-офицеры, переодевшись, зачастую забывали снять шпоры. Бюджет охранных отделений предусматривал дополнительную надбавку офицерам и филерам на гражданское платье, но бюрократический идиотизм приводил к тому, что филерам выдавали одинаковую казенную одежду, по которой их можно было узнать за версту. «Гороховое пальто» даже стало символом сыщика.
Эти недостатки личного состава наряду с низким жалованьем, тяжелыми условиями работы, нечеткими заданиями создавали предпосылки для халатности в работе. Многие сотрудники небрежно относились к рапортам, некоторые их просто выдумывали, чтобы продемонстрировать свое рвение. Несмотря на эти упущения, охранка высоко ценила своих филеров, и число их с каждым годом росло. Среди непосвященных бытовало мнение, что вся страна наводнена десятками тысяч сыщиков. На самом деле филеров было значительно меньше. Центральный филерский отряд состоял примерно из 30 человек, в губернских городах насчитывалось от 12 до 25 агентов наружного наблюдения. Таким образом, по всей империи было не более тысячи филеров.
После 1880 г. элитарные агенты — агенты внутреннего наблюдения развернули новый фронт сыска. Эти агенты работали в одиночку, их тщательно отбирали для засылки в тыл, проникновения на командные посты в революционном лагере. Они вели двойную жизнь. Участившиеся случаи покушений террористов на государственных чиновников вынудили правительство впервые полностью положиться на «двойных агентов» в деле политического сыска. Деятельность последних была настолько успешной, что они стали гордостью охранки.