Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы

Илья Мельников Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы

Делопроизводство

Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (XV–XVI вв.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в XVIII–XIX и начале XX в. – прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность дел также называли делопроизводством.

Сегодня делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Виды документов

В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Можно выделить следующие функции, которые выполняют документы:

– Коммуникативная функция документов – обеспечивает внешние связи учреждений.

– Информационная функция документов – дает возможность анализировать управленческую деятельность.

– Научно – историческая функция документов – направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии.

По отражаемым видам деятельности все документы делятся на две большие группы:

1). Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2). Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:

1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;

2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;

4. Финансовая документация;

5. Отчетная документация.

Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:

А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– служебные письма,

– приказы,

– протоколы,

– акты,

– докладные записки,

– договоры и т. д.

Б) по месту составления:

– внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),

– внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).

В) по содержанию:

– простые (посвященные одному вопросу),

Г) по форме:

– индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, объяснительное письмо),

– трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,

– типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

Д) по срокам исполнения:

– срочные, требующие исполнения в определенный срок,

– несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

Е) по происхождению:

– служебные, которые касаются интересов предприятия, организации,

– личные, которые затрагивают конкретное лицо и являются именными;

Ж) по виду оформления:

– подлинники,

– копии,

– выписки,

– дубликаты;

З) по средствам фиксации:

– письменные,

– графические,

– фотокинодокументы и т. д.

Подлинник – экземпляр документа, составленный впервые, подписанный и оформленный по всем правилам. При потере или утрате подлинника документа организация имеет право выдавать владельцу документа соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), который имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.

Подлинником может быть только один документ, однако с него могут сниматься копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.