Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы

Нередко для работы достаточно выписки из того или иного его раздела документа. Для этого совсем необязательно делать копию. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых в суде. Секретарь-референт является основным участником делопроизводственного процесса. В обязанности секретаря-референта входит ведение делопроизводства аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом.

Работу с документацией можно поделить на несколько этапов:

1. первичная обработка поступивших документов

2. предварительное рассмотрение документов

3. регистрация

4. рассмотрение документов руководством

5. направление на исполнение

6. контроль исполнения

7. подшивка документов в деле

8. формирование дел

9. передача дел в архив

Первичная обработка документов

Работа с документами начинается с проверки правильности доставки писем. Вся корреспонденция вскрывается, исключение составляют только личные письма, на которых есть пометка «лично». После этого секретарь проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе после подписи и сведений об исполнителе проставляется соответствующая отметка, при отсутствии места она переносится на оборот последнего листа документа. Если хотя бы один из документов или отдельная его часть отсутствует, об этом сообщается отправителю письма и делается отметка на самом документе, а также в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты не уничтожаются в случаях, когда:

– только по конверту можно определить адрес отправителя;

– почтовый штемпель необходим для доказательства времени отправки и получения документа;

– на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

– документ носит личный характер, а надписи «лично», «конфиденциально» на конверте нет;

– корреспонденция доплатная.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Входящую корреспонденцию чаще всего принимает секретарь-референт, однако в некоторых организациях для этой цели созданы специальные экспедиции или же выделен работник канцелярии. Документы регистрируют, для чего автоматическим нумератором проставляется реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

На полученном документе проставляется отметка о поступлении, фиксирующая факт и дату поступления документа в организацию.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются, а передаются по назначению.

Документы делятся на:

– требующие обязательного рассмотрения руководством;

– направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, передаются на регистрацию.

Документы, адресованные на имя руководства организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, поступают на предварительное рассмотрение секретарю-референту или в канцелярию. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Это документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Такие документы составляют примерно 20 % всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.