Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер

Мы исходим из системного подхода, который требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и связанными задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.

Определим целевую функцию для нашего объекта – конторы торговой фирмы, где осуществляется организационное управление предприятием. Для этого посмотрим на нашу контору (или офис) несколько свысока, так чтобы нам не видны были мелкие детали в ее деятельности. С высоты птичьего полета схема деятельности конторы тривиальна: «купить, чтобы продать, и затем продать, чтобы купить».

В данном случае нас интересует не известная формула «деньги-товар-деньги», а реализующий ее процесс.

Любая контора, будь это офис или заводоуправление, обслуживают именно этот процесс. Деятельность конторы заключается в порождении и учете документов, его сопровождающих.

Это и есть целевая функция нашей системы.

Опустимся чуть пониже и посмотрим, какими операциями с документами сопровождается упомянутый процесс.

Начало цикла

Чтобы купить – необходимо:

а) узнать, какой товар есть на рынке;

б) выбрать необходимый товар;

в) заключить договор на покупку нужного товара;

г) оплатить товар;

д) оприходовать товар на складе.

Чтобы продать:

е) найти покупателя на товар;

ж) подготовить договор на продажу;

з) получить оплату в соответствии с договором;

и) отпустить товар со склада.

Конец цикла

На врезке приведен упрощенный цикл оборота денег и товаров в коммерческой фирме.[14]

Универсальность цикла будет очевидна, если вспомнить, что услуги – это тоже товар, труд – это тоже товар и т. д. На каждом из указанных этапов могут порождаться документы. Вот эти-то документы и обрабатываются в конторе.

Под документами будем понимать некоторые своды данных, отражающие факты хозяйственной деятельности предприятия, подтверждающиеся подписями ответственных лиц.

Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными.

Внутренние справки, своды, реестры, регистры это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые, по сути, – те же справки, но представляемые в контрольные органы и только поэтому становящиеся документами.

Назовем их (вместе со справками) вторичными документами.

Существуют также разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. Все это определим как нормативно-справочную информацию.

Теперь определим, что составляет базис данных предприятия.

Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов, так как вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия.

Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы, что следует из нашего определения базиса.

Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных – это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.

Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе, в этом нет необходимости: мы же можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов. Однако на практике это бывает полезно для ускорения работы системы.

Тем не менее получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.

Какой ужас охватил бы потенциальных пользователей системы, если бы им пришлось все документы вводить вручную, чтобы в конце концов получить несколько справок!

Но не все так грустно. Все документы требуются в бумажном виде, потому что на них должны быть подписи ответственных лиц.