Технологии эффективной работы

• Организаторы: Задавайте себе вопросы о пользе каждого собрания. Возможно ли достигнуть цели собрания так же эффективно, разослав сотрудникам служебные записки? Имеется ли что-то в повестке дня, что лучше было бы выяснить в серии бесед с каждым в отдельности, по телефону или по электронной почте?

• Участники: Спросите себя, обязательно ли вам посещать собрания. Не возникает ли у вас чувства, что, использовав свое время для других дел, вы лучше послужите целям компании? Иногда руководитель может лично пригласить на собрание, тогда вам, конечно, трудно отказаться. Или он хочет, чтобы вы его поддержали и выступили в качестве примера для других, придя на собрание.

Если от вас требуют посещать собрания, а вы считаете это пустой тратой времени, поговорите с руководителем. Спросите, в чем смысл вашего присутствия (возможно, от вас ускользнуло его намерение, и когда это прояснится, вы сможете присутствовать в качестве более активного участника). Если после этого разговора вы все еще считаете, что для вашего времени есть более полезное применение, опять подойдите к руководителю и объясните, что вы можете провести лишний час, работая над проектом X, или посетить собрание. Посмотрите, что он скажет. В конце концов он ведь тоже заинтересован в продуктивности вашего труда.

• Организаторы: Подумайте о стоимости времени каждого участника собрания. Убедитесь, что каждый человек, присутствующий на собрании, необходим (вспомните таблицу). Каждый сотрудник тратит массу времени и денег компании. Например, если один из работников собирается познакомить вас с новой идеей и ему нужна только часть времени, отведенного на собрание, дайте ему возможность прийти только в это время.

• Участники: Может ли кто-то вас заменить и выступить вашим представителем? Спросите себя, есть ли кто-нибудь (вроде вашего ассистента, которому вы доверяете), кто может занять ваше место. Если кто-то заменит вас на собраниях, вы сохраните возможность получать самую важную информацию и в то же время сможете довести свое дело до конца.

Исполнительный директор некоммерческой фирмы обычно посещал каждое собрание. Будучи общественным лицом организации, он хотел понять, в чем заключается смысл каждого мероприятия. Команда отдела развития встречала его многолюдными сборищами, часто продолжавшимися больше часа. Они буквально наслаждались каждым мероприятием, делились новостями, говорили на злободневные темы, касающиеся развития мира, но… все эти детали исполнительному директору не так уж необходимо было знать. В конце концов он решил посещать не более одного собрания в неделю. Начальник отдела развития информировал его по особенно важным вопросам, которые обычно не обсуждаются на больших собраниях, и он не чувствовал себя оторванным от команды.

• Организаторы: Поинтересуйтесь регламентом собрания. Время, проведенное на собрании, отрывает людей от работы над очень важными задачами. Если кто-то согласился с вами встретиться, сочтите это за честь и уважайте время этого человека. Ограничьте вашу встречу тридцатью минутами. Вы удивитесь, сколько можно сделать за этот короткий отрезок времени.

• Участники: Выскажите пожелание, чтобы собрание было коротким. На небольших собраниях предложите, чтобы темы освещались в более сжатых временных рамках. Для больших собраний спросите, можно ли вам посещать только те из них, которые касаются вашей работы. Объясните, что именно тогда, когда будет проходить собрание, вам необходимо выполнять другую задачу.

• Организаторы: Контроль опозданий. Выбирайте необычное время для начала собрания, например 27 или 41 минута второго. Люди, как ни странно, реже склонны опаздывать на собрание, если оно начинается в 11:27, чем на то, которое начинается в 11:30. Назначьте человека, который будет хранителем времени. И иногда поручайте эту роль кому-то другому из участников. На них ложится ответственность за то, чтобы собрание не заняло больше запланированного времени; они заинтересованы в хорошей работе, потому что на следующем собрании могут оказаться по другую сторону часов.

• Участники: Возьмите контроль времени на себя. Сообщите участникам, что вы берете на себя эту обязанность. Ведущему собрания, возможно, неудобно прерывать людей по политическим мотивам или потому, что это не его стиль работы. Ну, а коль уж вы взяли на себя эту обязанность, следите за соблюдением регламента.

• Организаторы: Готовьте четную повестку дня для каждого собрания, ограниченную тремя темами. Большее количество утомительно и обещает, что собрание займет больше времени, чем запланировано. Объявите цель собрания, очень четко сформулируйте, что именно должно быть решено. Знание цепи собрания будет поддерживать людей в активном состоянии, но в то же время не позволит сворачивать на другую тему, где еще нет ответов.

• Участники: Заранее поинтересуйтесь повесткой дня собрания (даже если на нем будете присутствовать только вы и еще один человек). Заранее известная повестка дня поможет сконцентрироваться и вам, и человеку, попросившему о встрече.

• Организаторы: Проводите некоторые собрания стоя. Вас удивит, сколько удастся сделать.

• Участники: Предложите провести собрание в чьем-то другом кабинете. Гораздо легче извиниться и уйти работать, чем выпроваживать людей из своего кабинета.