Технологии эффективной работы

• Ошибки в организации собраний: Отступления от темы собрания.

• Организаторы: Поручите кому-нибудь записывать побочные темы а блокнот, называемый «отложенные темы», чтобы обратиться к ним в свое время. Здесь у вас будут зафиксированы важные вопросы или темы, которых не было в повестке дня, но они заслуживают рассмотрения в другое время и в другом месте.

• Участники: Придерживайтесь восстановительного пути. Когда кто-то уходит от темы, а организатор собрания этого не замечает, задайте вопрос: «Разве мы собрались, чтобы обсуждать эту тему?» Или: «Это очень важный вопрос, почему бы не запланировать отдельное собрание на эту тему?», «Мы ушли от темы, пусть запишут этот вопрос в блокнот», «Мне кажется, что подобные темы лучше рассматривать во время встреч один на один».

• Ошибки в организации собраний: Приходится иметь дело с опозданиями и невоспитанностью.

• Организаторы: Всегда начинайте вовремя, независимо от того, все ли собрались. И не останавливайтесь, чтобы сообщить опоздавшим, что они пропустили. В следующий раз эти люди побеспокоятся о том, чтобы прийти вовремя.

Запретите пользоваться беспроводными средствами связи и сотовыми телефонами во время собрания. Они отнимают время и отвлекают от темы собрания.

• Участники: Будьте готовы. Если определенные собрания всегда начинаются с опозданием, принесите с собой работу, чтобы заняться ею, пока вы ждете, или договоритесь с коллегой заранее, что до начала собрания обсудите с ним другой проект. Превращайте время в капитал вместо того, чтобы чувствовать, что вы тратите его впустую.

• Ошибки в организации собраний: К концу собрания не принято решение.

• Организаторы: Оставляйте пятнадцать минут для того, чтобы сделать выводы. Подведите итоги, даже если не все было решено, как вы надеялись. Если потребуется еще одно собрание, прямо на месте выберите дату его проведения. Все вместе придите к соглашению — кто и что сделает и когда. Установите предельные сроки и убедитесь, что секретарь или вы сами зафиксировали эти действия. Никому не позволяйте отвертеться со словами: «Я дам вам знать». Если вам не могут сразу назвать дату проведения собрания, установите срок, когда им надо будет к вам подойти. Не поддавайтесь искушению решить эти вопросы позже. Как только присутствующие разойдутся, с ними вместе уйдет надежда на определенность.

• Участники: Наблюдайте, наблюдайте и наблюдайте. Если ведущий не справляется с порядком, возьмите инициативу в свои руки и спросите: «Что у нас дальше по плану?» Сами наблюдайте за ведением собрания. Если вы успеете после собрания сделать еще один звонок или послать короткое сообщение по электронной почте, у вас возникнет ощущение, что вам удалось сделать все, что нужно (хотя это и не вытекало из самого собрания}, и вы не были обмануты важностью задачи или проекта, рассматриваемого на собрании.