Теория организации

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени.

Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Наибольшее распространение получили следующие коммуникационные средства: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.

Внутриорганизационные правила и процедуры – письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.

Меморандум – формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким).

Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания. В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 % письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.

Справочник сотрудника – брошюра, содержащая основную информацию об организации, в которой работает сотрудник.

Сегодня справочники сотрудника являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Они преследуют три основные цели:

1) изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;

2) объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;

3) предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) – периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью.

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов, высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, объединять усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга.

Однако использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы:

1) сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях;

2) объем информации создает угрозу перегруженности сотрудников и, в первую очередь, руководителей;

3) многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.

10.4. Направления коммуникаций. элементы коммуникации

Информационный обмен в каждой организации осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют, кто, с кем и в какой форме может общаться внутри предприятия. Для выполнения своих производственных функций сотрудники компании должны взаимодействовать, т. е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.

В организации существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из них предполагает взаимодействие сотрудников, находящихся на разных уровнях организационной иерархии [15].

Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному. Главная цель – предоставление информации о том, что (как, когда, где) должны делать сотрудники организации. Этот вид коммуникации является наиболее распространенным в современных организациях. Коммуникация сверху вниз играет важнейшую роль в управлении организацией. Она непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои производственные функции и обеспечивать достижение организационных целей. Основными формами коммуникации сверху вниз являются приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. При коммуникации сверху вниз информация проходит через значительное число организационных уровней, поэтому риск ее искажения повышен.