Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете

КАК БЫТЬ С ПОЧТОЙ В ОТПУСКЕ?

Есть несколько способов, как подготовиться к отпуску.

1. Перед отпуском написать всем адресатам, что вы уходите в отпуск и куда обращаться для решения вопросов.

Подходит тем, у кого мало адресатов и кому не пишут незнакомые люди.

+: Вы всех заранее предупредили, люди могут планировать свою работу без вас.

–: Письмо могут получить те, кому информация про ваш отпуск не актуальна, и наоборот, есть риск не предугадать, кому эта информация понадобится.

2. Поставить автоматическую переадресацию писем вашему коллеге, который вас заменяет.

Подходит тем, у кого нет личных переписок в рабочей почте и есть заменяющий коллега.

+: Письмо без задержки будет приходить человеку, который на него отреагирует.

–: Вы можете подставить автора письма, если он напишет вам то, что не планировал сообщать третьим лицам.

3. Поставить автоматический ответ: «Я в отпуске до 24 января. Пока меня нет, пишите моей коллеге на адрес…»

Подходит тем, у кого есть заменяющий коллега.

+: Автор письма сам решит, насколько оно срочное и нужно ли его пересылать вашему коллеге.

–: Когда вернетесь из отпуска, придется вручную перепроверить, какие письма отправители пересылали вашему заменяющему коллеге, а какие решили оставить до вашего возвращения.

Если вы отправили письмо и получили автоматический ответ про отпуск, ответьте на такое письмо.

Вы отправили письмо и получили автоматический ответ: «Я в отпуске до 25 августа, по срочным вопросам пишите коллеге Алине».

Рекомендация может показаться неочевидной, но напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:

• «Вопрос не срочный, дождусь тебя».

• «Написал коллеге, уже решаем».

• «Сам справлюсь, не беспокойся».

Этим вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились. Да и себе жизнь облегчите: вам не придется отвечать на письма вернувшегося из отпуска («Эта задача еще актуальна?»), вы сможете быстрее получить содержательный ответ. И статус этого дела сохранится в истории переписки (это пригодится, если спустя время вы захотите вспомнить, как и кем решался вопрос).

Приветствие в письме

Здоровайтесь, когда пишете письмо. И никогда не пишите: «Доброго времени суток!» – это избитый штамп, который не имеет смысла. Если вы пишете днем, напишите: «Добрый день!», если вечером – «Добрый вечер!». Получатель не отправит ваше письмо в корзину, если прочитает утром «Добрый вечер». Можете использовать нейтральное «здравствуйте», если пишете официальное письмо, или «привет», если пишете неформальное послание.