Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Обезопасить себя от претензий со стороны налоговой инспекции можно также выдав деньги не безвозмездным займом, а под проценты. Сроки возврата займа не должны совпадать с платежами в пользу лизинговой организации ни по времени, ни по сумме.

1.4. Аренда

Эксплуатировать чужое транспортное средство можно двумя способами:

1) выплатить сотруднику компенсацию;

2) заключить договор аренды.

Договор аренды – один из самых распространенных на практике договоров. Взяв в аренду автомобиль, организация-арендатор несет, помимо арендной платы, и иные расходы, связанные с автомобилем, эксплуатационные расходы и расходы на ремонт (текущий или капитальный) и капитальные вложения.

Основным законодательным актом, регулирующим отношения, возникающие в результате заключения и исполнения договора аренды, является гл. 34 «Аренда» ГК РФ. Для аренды транспортного средства нужно использовать положения:

1) общего характера (§ 1 «Общие положения об аренде»);

2) специального характера (§ 3 «Аренда транспортных средств»).

К договору аренды транспортного средства предъявляются следующие требования:

1) заключается в письменной форме;

2) не нужна государственная регистрация, осуществляемая в соответствии с Федеральным законом от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», так как транспортное средство не признается недвижимостью. По этой же причине положения данного Закона, обязывающие проводить государственную регистрацию обременения прав на недвижимое имущество, не распространяются на аренду автомобиля. Арендодателем может быть не любое лицо, а лишь собственник имущества либо лицо, уполномоченное сдавать его в аренду законом или собственником. Вследствие несоблюдения этого требования договор может быть признан недействительным.

Объектом договора являются транспортные средства. В договоре нужно индивидуализировать имущество, чтобы его можно было точно установить. Это требование п. 3 ст. 607 ГК РФ, в котором говорится о том, что при несоблюдении этого критерия условие об объекте аренды признается несогласованным, а договор – незаключенным.

Договор аренды заключается на указанный в нем срок, в противном случае он считается заключенным на неопределенный срок. В последней ситуации любая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив другую сторону за 1 месяц.

Статьей 614 ГК РФ предусмотрены различные виды арендной платы. Для аренды транспортных средств наиболее распространены платежи в твердой сумме, вносимые периодически. Их размер может изменяться сторонами не чаще 1 раза в год. Если стороны хотят учитывать процент инфляции, курс валют, они могут установить поправочный коэффициент, учитывающий эти изменения. В этом случае размер арендной платы может изменяться чаще 1 раза в год, при этом условия договора не будут противоречить ограничению, так как установлен не платеж в твердой сумме, а лишь механизм его расчета.

Например, в договоре может быть указано, кто оплачивает:

1) коммерческую эксплуатацию автомобиля, в том числе ГСМ и иные материалы, используемые при эксплуатации;

2) страхование автомобиля и гражданской ответственности, предусмотренные законом или договором.

Если это не оговорено договором, то по умолчанию эти расходы несет арендатор.

Условия договора имеют большое значение для признания расходов арендатора экономически оправданными. Так, если в нем сказано, что ГСМ оплачивает арендодатель, то арендатор не вправе учесть оплату бензина. Организация-арендатор, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе учесть расходы на содержание арендованных транспортных средств без экипажа и страхование гражданской ответственности их владельцев при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, если договорами аренды обязанность по оплате таких расходов не возложена на иных лиц (письмо УФ НС от 20.11.2006 г. № 18–11/3/102521).

У арендатора должно быть документальное подтверждение того, какие материалы (работы, услуги) были приобретены и для какого транспортного средства. Нужно обосновать необходимость и целесообразность расходов, которые учитываются по оплате.

Транспортное средство передается арендатору и обратно арендодателю по акту приема-передачи, в котором отражаются дата передачи имущества, какое и в каком состоянии передано имущество; акт подписывается сторонами.