Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Если в договоре аренды автомобиля не указано, кто несет расходы на капитальный и текущий ремонт, то данная обязанность возлагается на арендатора, который вправе их учесть на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Для обоснования необходимости проведения ремонта комиссия, созданная в организации, составляет акт технического осмотра и дефектную ведомость. В них указываются работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, предназначенные для замены детали. На основании дефектной ведомости составляется смета на проведение ремонта. Списание расходов на ремонт в бухгалтерском учете отражается в зависимости от того, собственными силами он осуществлен или с привлечением сторонних организаций.

Для ремонта автомобиля организация может приобрести запчасти, и на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ они могут быть учтены в составе расходов на ремонт основных средств. В качестве подтверждения понесенных затрат должны быть представлены документы, свидетельствующие об оплате ремонтных работ, акт приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами – документы, подтверждающие оплату использованных деталей. Для замены изношенных деталей запчасти обычно приобретает подотчетное лицо (водитель, который в этот же день может осуществить замену).

Если арендатор за период аренды выявил недостатки транспортного средства, тогда нужно руководствоваться ст. 612 ГК РФ, согласно которой арендодатель отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие его использованию, даже если на момент заключения договора аренды он не знал об этих недостатках. При их обнаружении арендатор вправе:

1) потребовать от арендодателя либо безвозмездного устранения недостатков, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков;

2) удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом арендодателя;

3) потребовать досрочного расторжения договора.

Следовательно, арендатор может возместить свои расходы только за счет средств арендодателя, поэтому учет этих расходов экономически не обоснован (письмо УФНС от 10.02.2006 г. № 20–12/11320).

Пользование автостоянкой является, по существу, арендой, расходы на нее согласно подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ можно учесть как арендные платежи.

Организации следует надлежащим образом в письменной форме оформить договор с организацией, содержащей автостоянку, с формулировкой «За услуги по содержанию автомобиля № ____________________ на автостоянке организации „____________________“». Кроме того, она должна подтвердить необходимость содержания автотранспорта, в том числе арендованного, на платной стоянке (например, по причине отсутствия у него собственного гаража или стоянки).

В письме Минфина РФ от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404 сообщается, что расходы по оплате услуг автостоянки, подтвержденные квитанцией за парковку либо кассовым чеком, в целях налогообложения являются подтвержденными.

Если организация арендует автомобиль у физического лица, например, своего работника, то ей необходимо знать особенности обложения выплат для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (ОПС).

Арендная плата является доходом арендодателя – физического лица и подлежит налогообложению по ставке 13 %, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 02.10.2006 г. № 03-05-01-04/277 «О порядке налогообложения договоров аренды транспортного средства»). Организация в этой ситуации становится налоговым агентом, поэтому с данных выплат она обязана исчислить сумму НДФЛ, удержать ее и уплатить в бюджет.

Плата за аренду признается доходом сотрудника организации, полученным по договору гражданско-правового характера. Объектами обложения страховыми взносами на ОПС являются объекты обложения ЕСН, поэтому согласно п. 1 ст. 236 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения взносами. Таким объектом не признаются выплаты, осуществленные в рамках гражданско-правовых договоров, если они связаны с передачей имущества в пользование. Если организация арендует автомобиль, то физическое лицо не оказывает ей услуг по управлению и техническому обслуживанию транспортного средства, а только передает имущество в пользование, поэтому арендная плата, начисленная арендодателю – физическому лицу, не признается объектом обложения страховыми взносами (письмо от 02.10.2006 г. № 03-05-01-04/277).

1.5. Обмен на имущество