Учет денежных средств

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами. С ними также обязательно заключаются договоры материальной ответственности.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с этими лицами договора о материальной ответственности.

Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, указанные в чеке (на выдачу заработной платы, хозяйственные нужды, командировочные расходы).

1.1. Оформление первичных документов и учетных регистров

С 1 января 2013 г. согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Так, Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У предусмотрено использование следующих документов:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

кассовая книга (форма № КО-4);

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

платежная ведомость (форма № Т-53).

Денежные средства поступают в кассу организации:

с расчетного счета для выдачи заработной платы, премий, вознаграждений, пособий, стипендий и других выплат, а также на закупку товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), командировочные и представительские расходы;

от покупателей и заказчиков за товары (работы, услуги);

от учредителей в оплату взноса в уставный капитал;

от подотчетных лиц в погашение неизрасходованных сумм;

от работников организации, прочих юридических и физических лиц в погашение ранее выданных денежных займов;

в других случаях.

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), который выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, квитанция к нему заверяется печатью организации.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае если в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.

После заполнения и регистрации приходный кассовый ордер и отрывная квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным письменным распоряжением руководителя. Также указывается расшифровка подписи – инициалы и фамилия.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, а также соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает приходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления. Если все указанные требования выполнены, то кассир принимает наличные деньги таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру, при этом сам кассовый ордер остается в кассе. Приложенные к кассовому ордеру документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Прием денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Если организация продает товары за наличный расчет, сумму наличной выручки (на основании показаний контрольных лент кассовой техники), полученной от населения за рабочий день (смену), нужно в конце рабочего дня (смены) оприходовать одним приходным ордером.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).