Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Рассмотрим вариант технологии взаимодействия автономных КСЭД. Документ регистрируется в КСЭД организации А (обозначение условное) с прикреплением его файла (файлов) к регистрационной карточке. Интеграция с электронной почтой позволяет пересылать регистрационные данные документа и его файл (файлы) организации-адресату. При этом адреса электронной почты заранее вносятся в справочник организаций (для каждой организации в справочнике предусматривается соответствующее поле с электронным адресом) либо вводятся (корректируются) при отправке сообщения. Отправка адресату сообщения, включающего требуемые регистрационные данные документа и его электронный файл (файлы), а также заверение сообщения ЭЦП и его криптозащита могут осуществляться как децентрализованно (с клиентских мест КСЭД в подразделениях организации, т. е. по месту регистрации документа), так и централизованно (например, если документационная служба оставляет за собой контроль правильности регистрации и оформления отправляемых документов).

Пользователь КСЭД организации В осуществляет прием поступающих по электронной почте сообщений (при этом производится проверка ЭЦП), определяет необходимость их регистрации. После чего выполняется регистрация поступившего в электронной форме документа с автоматическим заполнением полей с регистрационными реквизитами документа в КСЭД организации А и прикреплением файла к регистрационной карточке. Одновременно в автоматическом режиме формируется сообщение о регистрации документа (с указанием регистрационного номера), направляемое по электронной почте в КСЭД организации А. Либо при ошибках в передаче документа, отрицательных результатах проверки ЭЦП и т. п. сообщение об отказе в его регистрации может быть сформировано специально и передано по электронной почте в организацию А. Зарегистрированный электронный документ поступает на рассмотрение и исполнение в соответствии с требованиями корпоративной технологии документооборота организации В (т. е. дальнейшие процессы работы с документами относятся к сфере внутреннего электронного документооборота).

Применение на практике подобных технологий электронного документооборота при взаимодействии корпоративных систем предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Ряд проблем носит преимущественно технический характер и касается обеспечения, с одной стороны, взаимодействия корпоративных систем, а с другой – информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях.

Взаимодействие нескольких КСЭД предполагает использование унифицированных требований к передаче данных. Как уже отмечалось выше, для этих целей ведется разработка проекта государственного стандарта [168]. Унификация и стандартизация требований к передаче данных позволяют повысить надежность технологий электронного документооборота, автоматизировать процедуры регистрации документов, поступающих по каналам электронной связи, что обеспечивает более оперативное доведение документов до адресатов, экономию трудозатрат при регистрации и справочно-информационной работе с базой данных.

Сейчас развитие технологий электронного межкорпоративного документооборота позволяет достигнуть нового качества взаимодействия КСЭД, предусматривающего автоматизацию отправки не только электронных документов и подтверждений об их регистрации адресатом, но и информации по другим контролируемым событиям в КСЭД, с которой осуществляется взаимодействие. Например, могут контролироваться вынесение резолюций по документу, отчеты об исполнении и т. п.