Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

нового качества работы с персоналом, в том числе формирование новых черт корпоративной культуры, изменение квалификационных требований к персоналу;

нового качества процессов работы; нового качества информационных ресурсов.

Указанные проявления эффекта тесно взаимосвязаны и, в конечном счете, являются слагаемыми повышения управляемости организации, развития системы управления.

Проявления эффекта от внедрения КСЭД и технологий электронного документооборота связаны также с экономией живого и овеществленного труда, а также с уменьшением ряда рисков (например: риски утраты документов, операционные риски, риски принятия несвоевременных управленческих решений, коррупционные риски и др.).

Основные проявления эффекта от внедрения КСЭД и электронного документооборота представлены на рис. 20.

Рис. 20. Совокупный эффект от внедрения КСЭД и электронного документооборота

Экономический эффект составляет часть совокупного эффекта от внедрения управленческих нововведений и выражается в экономии живого и овеществленного труда в самом органе управления, в объекте управления и в смежных системах.

Рассмотрим вначале подходы к оценке экономического эффекта.

В настоящее время отсутствует единая методика оценки экономического эффекта корпоративных систем и технологий электронного документооборота. Более того, все большее распространение получает точка зрения, что вряд ли возможно весь эффект от применения систем электронного документооборота оценить количественными показателями, так как в значительной мере он проявляется косвенным образом.

В зарубежной и отечественной практике при оценке систем электронного документооборота часто оперируют показателями «возврат от инвестиций» (Return On Investment – ROI), «срок окупаемости» (Pay-back Period – PBP) и «совокупная стоимость владения» (Total Cost of Ownership – TcO).

В этом смысле представляют интерес подходы к оценке экономического эффекта и примеры, предлагаемые некоторыми наиболее крупными поставщиками ПО. Например, корпорация ЕМС с привлечением консалтинговой фирмы Forrester Consulting провела исследование совокупного экономического эффекта и потенциального возврата инвестиций, который может быть получен при внедрении ЕМС Documentum. Исследование проводилось в Департаменте интеллектуальной собственности транснациональной фармацевтической компании Pfizer. Результаты исследования опубликованы в январе 2007 г. в виде документа Forrester Consulting «The Total Economic Impact™ of ЕМС Documentum» [116]. В данном отчете обращается внимание на то, что определение эффективности должно заключаться не только в измерении затрат и сокращении расходов, но и в оценке влияния технологии на возрастание общей эффективности бизнес-процессов. Основными направлениями, по которым проводились сбор и анализ информации, в данном исследовании явились затраты, прибыль, гибкость и риск. Как показало данное исследование, в результате внедрения системы управления корпоративным контентом сделанные инвестиции окупились за 18 месяцев, ROI составил 113 %.

Российская компания «ИнтерТраст» приводит следующие данные: при внедрении поставляемых программных продуктов для автоматизации документооборота в корпоративном масштабе ROI составляет 138–204 %, а срок окупаемости – 1,6–1,9 года [153, с. 53].

Срок окупаемости определяется как отношение расчетной суммы затрат к расчетной сумме доходов и выражается в годах.

По результатам исследования В.Н. Чернова, внедрение тиражированного программного продукта предполагает следующие затраты (статьи расходов):

1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий Р_л к СУБД (Microsoft SQL, Oracle, Sybase и т. д.) на определенное количество рабочих мест.

2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД Р_б с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.

3. Стоимость обеспечения дополнительными программнотехническими средствами Р_п установленного количества рабочих мест, дающих возможность осуществить поточное сканирование, внедрение ЭЦП и шифрования.

4. Стоимость работ по запуску системы

Р_з = MW+MWF(N),

где M – количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест; W – средняя стоимость 1 месяца работ; F(N) – функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и соответствует следующим значениям: N = 100 – F(N) = 0,3; N = 200 – F(N) = 0,35; N > 200 – F(N) = 0,4.

5. Стоимость обучения Р_о пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.

6. Стоимость годового сопровождения Р_с системы компанией-разработчиком.

7. Стоимость конвертации Р_к данных [118, с. 56–57].

Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации КСЭД за год будут составлять:

P_д = Р_л + Р_б + Р_п + Р_з + Р_о + Р_с(12 – М)/12 + Р_к.