Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Кроме того, эксперты в области проектирования и эксплуатации информационных систем отмечают, что совокупная стоимость владения системой (англ. TCO) может включать также и другие расходы (например, использование систем передачи данных, электропитания и др.). Кроме того, со временем ТСО может изменяться, а минимизация затрат на начальном этапе внедрения системы может затем обернуться более высокими расходами на последующих этапах использования системы [201].

Обратим также внимание на то, что в ТСО могут быть включены затраты на поддержку и администрирование КСЭД персоналом организации.

По данным российской компании «АйТи» большинство успешных проектов систем электронного документооборота окупаются в течение 1 года полномасштабной эксплуатации, при этом чем больше сотрудников организации используют систему, тем выше оказывается экономический эффект и ниже удельная совокупная стоимость владения [97]. Иными словами, важную оценочную роль играет не только суммарный показатель ТСО, но и его удельное значение (в расчете на одного пользователя системы или работника организации).

Поскольку показатель ТСО учитывает только сами затраты, но оставляет без внимания их «полезное действие», т. е. ROI, необходим анализ доходов. В первую очередь доходы от внедрения КСЭД и технологий электронного документооборота определяются экономией овеществленного и живого труда.

Экономия овеществленного труда при внедрении КСЭД проявляется в основном при использовании элементов электронного документооборота и выражается в снижении затрат на копирование документов (в том числе расхода бумаги), уменьшении избыточного хранения копий одних и тех же данных на различных серверах, освобождении части объема серверов и т. п.

Иногда в качестве аргумента эффективности перехода от традиционного к электронному документообороту высказывается мнение, что использование электронных документов должно приводить к физическому сокращению объема архивов бумажных документов (освобождение служебных площадей и полок для хранения документов). На наш взгляд, этот параметр оценки в различных организациях может проявляться по-разному. В том случае, если в деятельности организации преобладают документы оперативного характера и нет необходимости их хранить в течение длительного времени на бумажном носителе, то, действительно, от использования бумажных документов можно отказаться (продумав при этом вопросы юридической значимости хранимых электронных документов) и в результате освободить часть площадей. Если же в деятельности организации образуется значительный объем управленческих документов на бумажном носителе с нормативно установленными длительными сроками хранения их подлинников, то при использовании в работе электронных копий этих документов уменьшить физический объем бумажных документов в архиве пока не удастся. Однако и в этом случае обращение к бумажным копиям документов (например, нормативных актов, приказов и т. п.) можно свести к минимуму (или даже исключить его) и пользоваться их электронными версиями в созданной информационной системе. То есть, действительно, нет необходимости их хранить в подразделениях и на рабочих местах сотрудников, и можно снизить затраты, связанные с оперативным хранением документов [82].

По данным компании «ИнтерТраст» [153, с. 44] экономия затрат на ресурсы и материалы может оцениваться показателями, приведенными в табл. 9.

Таблица 9

Сокращение затрат на ресурсы и материалы при внедрении КСЭД

Достаточно ярко экономический эффект от внедрения КСЭД и использования электронного документооборота проявляется в уменьшении трудозатрат (экономия живого труда) на основные виды работ по документационному обеспечению управления. Воспользуемся примером, приведенным в книге Б. Гейтса. В 1997–1998 гг. в корпорации Microsoft за счет оптимизации состава документов и перехода к применению электронного документооборота экономия составила порядка 40 млн долларов. При этом «наибольшую экономию принесло сокращение расходов, связанных с обработкой документов» (снижение со 145 до 5 долларов за транзакцию) [91, с. 68].

В первую очередь экономия живого труда проявляется в сокращении трудозатрат и времени на доставку документов адресату, на традиционные операции по обработке документов, справочно-информационную работу, поиск документов и т. п. Значительно уменьшаются непроизводительные затраты времени на поиск информации или документа (от нескольких часов до минут и секунд!), за счет ускорения документопотоков повышаются оперативность и четкость работы сотрудников, улучшается качество ДОУ в организации в целом. В конечном счете, это позволяет более оперативно и обоснованно принимать управленческие решения, реагировать на изменения рынка и получать от этого материальную выгоду.