Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

экономия фонда заработной платы.

По второму направлению можно также рассчитать показатели повышения производительности управленческого труда и условную экономию зарплаты.

Приведенные положения позволяют оценить ряд формальных параметров эффективности внедрения новой технологии документооборота применительно к деятельности конкретной организации.

Вопрос о том, растут или уменьшаются трудозатраты при внедрении КСЭД, обычно волнует многих руководителей и будущих пользователей системы в начале ее внедрения.

Во-первых, на начальных этапах внедрения КСЭД, пока только вырабатываются навыки использования новой технологии, часть сотрудников может высказывать опасения, что внедрение автоматизированной системы приведет к росту их трудозатрат. Как показывает практика, по мере все более полного освоения технологических возможностей системы такого рода вопросы сотрудники задают все реже и реже (что подтверждает эффективность новой технологии).

Во-вторых, сдерживающим фактором внедрения КСЭД могут быть опасения, что внедрение КСЭД повлечет за собой сокращение численности аппарата. Действительно, резерв снижения трудозатрат может быть использован для высвобождения части работников, занятых прежними операциями. При этом высвобождаемый резерв трудозатрат может быть использован для решения других информационных задач (например, сканирование, работа с электронной почтой и т. п.). Кроме того, организации, внедряющие корпоративные автоматизированные системы, ориентированы на перспективу, на развитие своей деятельности. А для этого обычно требуется персонал. Вместе с тем необходимо повышение квалификации работников для работы в условиях новой технологии.

В условиях использования КСЭД изменяется структура трудозатрат и происходит их перераспределение. К примеру, на стадии освоения технологии может несколько возрасти трудоемкость работы по внесению информации в регистрационные карточки документов (в частности, при вводе большого числа поисковых реквизитов). Однако на других этапах работы с документами значительно (многократно!) сокращается время на справочно-информационную работу (информация о ходе исполнения документа, ознакомление с его файлом, со связанными документами и т. п.). Поэтому суммарные трудозатраты на работы по документационному обеспечению будут ниже, чем до внедрения нововведения. Также могут уменьшиться трудозатраты секретарского персонала в структурных подразделениях, но потребуется выделить группу высококвалифицированных специалистов, выполняющих рассмотренные выше функции системных технологов, администраторов и т. п.

Важно подчеркнуть, что экономический эффект от внедрения систем и технологий электронного документооборота связан также с предотвращением убытков и непроизводительных затрат, обусловленных с различными рисками. Сокращение рисков, по данным компании «ИнтерТраст» [153, с. 44], может оцениваться показателями, приведенными в табл. 10.

Таблица 10

Сокращение отдельных видов рисков при внедрении КСЭД

Своеобразной иллюстрацией эффекта внедрения систем автоматизации документооборота является методика экспресс-оценки эффективности организации документооборота, разработанная российской компанией Cognitive Technologies [155, с. 22–23; 202]. Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса. Для расчета затрат рабочего времени, повышения производительности и экономии денежных средств при внедрении СЭД используются усредненные значения месячного документооборота, полученные в ходе практического исследования предприятии. Результаты экспресс-оценки, сравниваются с некоторыми показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота), что позволяет оценить текущий уровень организации документооборота на предприятии.

Еще раз подчеркнем, что основной эффект от внедрения КСЭД выражается в повышении качества управления организацией или системой организаций, в развитии управленческой интеграции, корпоративной культуры, модификации управленческих отношений и содействии адаптации организации к меняющимся условиям работы. Указанным аспектам оценки эффекта корпоративных систем и технологий электронного документооборота посвящены последующие разделы данной главы книги. Здесь же кратко остановимся на характеристике эффекта, который мы назовем эффектом упорядочения информационного ресурса и получения его нового качества (далее – эффект нового качества информационного ресурса). Этому проявлению эффекта применительно к КСЭД, на наш взгляд, пока уделяется недостаточно внимания.