Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Уровень 0 – нулевой. Этот уровень зрелости можно условно выделить в организациях с достаточно развитой организационной структурой, из-за чего процесс внедрения КСЭД в подразделениях осуществляется постепенно. Пока КСЭД внедрена еще не во всех подразделениях, ее применение сосуществует с ранее принятыми в организации формами и процедурами работы с документами. Основные задачи – завершить подключение всех подразделений организации, участвующих в документообороте, проводя одновременно мероприятия по оптимизации и унификации процессов работы на основе КСЭД, а также подготовить и утвердить документы, регламентирующие внедрение КСЭД.

Уровень 1 – начальный. КСЭД внедрена во всех подразделениях организации, и ее применение является обязательным. На начальном уровне применения КСЭД круг пользователей системы, как правило, ограничивается работниками службы документации, а также работниками, выполняющими функции по работе с документами непосредственно в подразделениях. При этом общее число пользователей КСЭД обычно составляет около 10 % от общего числа сотрудников организации. Отсюда важно повышать осведомленность остальных сотрудников о возможностях корпоративной технологии.

В этот период решаются основные вопросы применения системы, регламентируется ее использование, продолжается оптимизация и унификация документооборота. Работа с электронными документами (электронными копиями бумажных документов) находится в начальной стадии (обычно практикуется распечатка электронных файлов на бумажный носитель пользователями КСЭД, а остальные сотрудники работают уже с бумажными документами). Возможен и вариант, когда КСЭД используется лишь для сопровождения бумажного документооборота. Работа на данном этапе может вестись с электронными карточками без прикрепления файлов документов, при этом накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии. В работе пользователей при внесении информации в систему могут отмечаться ошибки.

Уровень 2 – распространяющийся. Число пользователей КСЭД уже может достигать примерно 20–25 % от общего числа сотрудников организации. Круг пользователей системы расширяется за счет специалистов подразделений, использующих КСЭД в справочно-информационных целях при выполнении своих основных функций. Эти пользователи имеют возможность непосредственно работать с документами в электронной форме (без их предварительной распечатки документационной службой).

При этом должны быть определены и нормативно закреплены конкретные виды и разновидности документов, для которых обязателен ввод в КСЭД их электронных файлов и, соответственно, процессы документооборота которых должны осуществляться в электронной форме. Ошибочные действия пользователей встречаются редко (как правило, у новых пользователей).

Уровень 3 – продвинутый. Число пользователей КСЭД составляет примерно половину от общего числа сотрудников организации. Активно используется внутренний документооборот в электронной форме, хотя часть документов может циркулировать по-прежнему на бумажном носителе. Доля электронных документов или электронных копий бумажных документов в смешанном электронно-бумажном документообороте может составлять 30–50 % общего объема документооборота организации или даже более (в зависимости от особенностей документации организации). Развивается дифференциация документооборота в связи с оптимизируемыми бизнес-процессами. Если требуется, максимально расширяется видовой состав документов, работа с которыми осуществляется с применением КСЭД.

Уровень 4 – стандартизованный. Число пользователей КСЭД составляет более половины от общего числа сотрудников организации и охватывает практически всех специалистов и руководителей подразделений, участвующих в основных бизнес-процессах. Возможно личное участие в использовании КСЭД высшего руководства организации. Более 50 % внутреннего документооборота организации осуществляется в электронной форме. Практикуется или находится в стадии освоения технология электронного согласования проектов документов.

Применение КСЭД рассматривается как основа управленческих коммуникаций внутри организации и осуществления ключевых бизнес-процессов. Вновь внедряемые бизнес-процессы реализуются с применением КСЭД. Практикуется интеграция и взаимодействие КСЭД с другими корпоративными информационными системами, задействованными в автоматизируемых бизнес-процессах.

Уровень 5 – стратегический. В число пользователей КСЭД входят практически все специалисты и руководители подразделений, а также высшее руководство организации. Функциональные возможности КСЭД и технологии электронного документооборота используются в максимальной мере, в том числе активно применяется электронное согласование проектов документов и, при необходимости, подписание официальных документов в электронной форме.