Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

1.2. *Какой процент от общего объема документооборота организации (или ее подразделения) осуществляется с применением КСЭД в электронной форме (перевести в 10-балльную шкалу); рекомендуется детализировать этот показатель по основным категориям документов организации (например, распорядительные документы, служебная переписка, внутренние документы).

1.3. *Экспертная оценка качества метаданных (по 10-балльной шкале оцениваются полнота и достоверность информации о ходе работы с документами, вносимой пользователями в базу данных КСЭД).

2. Программно-технические средства, используемые для КСЭД

2.1. *Экспертная оценка уровня оснащения рабочих мест пользователей (по 10-балльной шкале).

2.2. Экспертная оценка соответствия функциональных возможностей КСЭД потребностям дальнейшего развития электронного документооборота в организации (по 10-балльной шкале по наиболее значимым задачам) – Д.

2.3. Экспертная оценка соответствия системно-технических характеристик КСЭД потребностям дальнейшего развития электронного документооборота в организации (по 10-балльной шкале) – Д.

2.4. Экспертная оценка соответствия функциональных возможностей КСЭД требованиям спецификации MoReq2 – Д.

3. Пользователи КСЭД

3.1. *Какой процент от общего числа сотрудников организации (или ее подразделения) составляют пользователи КСЭД (перевести в 10-балльную шкалу).

3.2. *Экспертная оценка качества работы пользователей, т. е. отсутствие ошибок при работе с системой (по 10-балльной шкале).

3.3. Экспертная оценка степени удовлетворенности пользователей применением КСЭД (по 10-балльной шкале) – Д.

4. Нормативная база применения КСЭД, установленные в организации процедуры и правила работы

4.1. Экспертная оценка уровня регламентации применения КСЭД в организации (по 10-балльной шкале по направлениям: порядок подключения пользователей к системе; виды документов, регистрируемых в системе; виды документов, передача которых осуществляется в электронной форме; требования к внесению информации в систему; требования к использованию отдельных режимов работы; порядок внесения информации в справочники системы и т. п.).

4.2. Экспертная оценка степени соответствия нормативной базы развитию электронного документооборота в организации (по 10-балльной шкале) – Д.

4.3. Экспертная оценка степени соответствия нормативной базы функциональным возможностям КСЭД (по 10-балльной шкале) – Д.

4.4. *Экспертная оценка степени соответствия нормативной базы потребностям осуществления ключевых бизнес-процессов (по 10-балльной шкале) – Д.

5. Управление КСЭД

5.1. Экспертная оценка организации управления КСЭД, в том числе наличие службы сопровождения, ее организационное оформление, укомплектованность штата, квалификация специалистов (по 10-балльной шкале).

5.2. Экспертная оценка уровня технического сопровождения КСЭД (по 10-балльной шкале по направлениям: резервное копирование информации, устойчивость работы системы, регулярность обновления ПО и др.).

5.3. Экспертная оценка уровня пользовательского и технологического администрирования КСЭД (по 10-балльной шкале) – Д.

5.4. Экспертная оценка информационной поддержки пользователей системы (обучение, инструктажи, аттестация, наличие специальных корпоративных информационных ресурсов для пользователей КСЭД, например, в корпоративном портале) (по 10-балльной шкале) – Д.

Данный примерный перечень критериев следует рассматривать в качестве ориентира. При необходимости, он может быть дополнен другими критериями в соответствии со спецификой деятельности организации и конкретными задачами анализа. В частности, к ним можно отнести критерии, связанные с оценкой информационной безопасности, не раскрытые в приведенном перечне. Для оценки этих аспектов следует применять специальные регламентирующие документы и разработки (см., например, [137–139]).