Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Приводимые ниже критерии могут быть представлены в количественном выражении, что важно для большей объективности оценки, удобства сопоставления и обработки результатов. Среди них выделим две группы критериев: полученные по результатам обработки количественных показателей функционирования КСЭД либо по результатам экспертной оценки. При этом предлагаем использовать показатели процентного соотношения, приведенные к 10-балльной шкале (от 0 до 10). Например, показатель 70 % примем равным 7 баллам, а 35 % – 3,5 балла. Показатели, полученные путем экспертной оценки, также будем представлять в баллах по 10-балльной шкале (от 0 до 10).

Для рассматриваемой задачи роль экспертов будет заключаться в оценке характеристик объекта (т. е. представлении показателей в параметрах количественной шкалы) либо, при необходимости, в дополнении и конкретизации состава критериев оценки с учетом специфики организации. При этом проведение экспертизы основывается на традиционных подходах [103].

Специалистами по анализу практики внедрения современных информационных технологий уже предпринимались попытки экспертной оценки эффективности реализованных проектов и удовлетворенности заказчиков ходом процесса внедрения. При этом критерии формулировались в довольно широком понимании (например, «инновационность проекта», «качество внедрения», «эмоциональная удовлетворенность» от организации процесса внедрения) с привлечением к оценке представителей различных категорий экспертов [88, с. 10–15]. Эти критерии использовались для оценки передового опыта по внедрению информационных технологий и его популяризации. Отмечая важность оценки зрелости внедряемых систем электронного документооборота с позиций развития российского ИТ-рынка, некоторые поставщики программного обеспечения в настоящее время предлагают и другие возможные критерии, выделяя при этом «степень освоенности» программного продукта, «повышение лояльности сотрудников», «готовность компании к внешнему, межкорпоративному электронному документообороту» [123]. Однако, как видим, и эти критерии не позволяют в полной мере оценить реальный уровень зрелости КСЭД с учетом ее места во внутренней среде организации и в процессах управления.

Поэтому для оценки уровня зрелости уже внедренной КСЭД, на наш взгляд, требуется сформулировать конкретные критерии, характеризующие масштаб (т. е. количественные параметры, показывающие «ширину» и «глубину» внедрения) и качество использования КСЭД (качество внесения информации в базу данных системы, уровень оснащения клиентских мест, качество сопровождения, удовлетворенность пользователей и т. п.) в рамках всей организации, а при необходимости – и ее структурных подразделений.

Нами разработан примерный перечень критериев, которые могут быть использованы для построения «профиля зрелости» КСЭД конкретной организации. В примерном перечне в целом можно выделить две группы критериев – основные и дополнительные. К числу основных относятся критерии, касающиеся показателей процентного отношения, а также отдельные показатели, полученные путем экспертной оценки. Основные критерии должны отслеживаться на всех уровнях зрелости КСЭД, начиная с нулевого. К числу дополнительных критериев относится большинство показателей экспертной оценки. Дополнительные критерии связаны с существенными направлениями повышения эффективности КСЭД и должны приниматься во внимание уже на стадии внедрения системы, однако как показатели оценки они становятся более значимыми по мере увеличения срока эксплуатации КСЭД и достижения более высоких уровней зрелости системы. Дополнительные критерии могут применяться как в комплексе, так и выборочно.

Отдельно отметим, что выделенные в перечне дополнительные критерии 2.2–2.4 могут и должны приниматься во внимание еще на стадии выбора программного продукта для создания КСЭД. Вместе с тем проведение экспертной оценки по этим позициям важно при решении задач дальнейшего развития уже внедренной системы. Проведение оценки соответствия используемого программного продукта требованиям спецификации MoReq2 может рассматриваться и как самостоятельная достаточно объемная работа (в числе целей использования MoReq2 специально выделено проведение аудита и проверки существующих систем электронного документооборота).

Знаком * в перечне отмечены те критерии, которые могут также применяться для оценки уровня зрелости КСЭД в структурных подразделениях, если организация крупная. Дополнительные критерии отмечены буквой «Д».

Примерный перечень критериев включает следующие позиции.

1. Информационные ресурсы

1.1. *Какой процент от общего объема документооборота организации (или ее подразделения) осуществляется с применением КСЭД (перевести в 10-балльную шкалу).