Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

используется менее формализованный обмен информацией в рамках специально организуемых совещаний и семинаров системных технологов;

необходимая информация о функционировании системы в конкретных территориальных учреждениях уточняется в ходе тематических проверок;

анализируется и обобщается другая информация, получаемая в процессе оперативного управления данным проектом.

Результаты этой работы находят отражение в нормативных актах Банка России, организационно-распорядительных документах, типовых решениях по вопросам дальнейшего развития и применения системы автоматизации документооборота как в Банке России в целом, так и в отдельных его подразделениях и учреждениях.

Таким образом, наличие модели уровней зрелости КСЭД и использование многокритериального подхода позволяют более объективно оценить проделанную работу и наметить очередные цели, достижение которых относится к следующему уровню зрелости системы электронного документооборота в организации.

Для электронного управленческого документооборота (в отличие от технологического) путь, охватывающий все перечисленные уровни зрелости КСЭД, подавляющим большинством организаций полностью еще не пройден. Поэтому в дальнейшем, вероятно, могут быть более детализированы отдельные характеристики четвертого и пятого уровней зрелости, и модель может быть развита применительно к новым условиям внутренней и внешней среды организаций, внедривших электронный документооборот. Кроме того, в перспективе с учетом внедрения и расширения применения внешнего электронного документооборота (в том числе на основе взаимодействия автономных КСЭД) предлагаемая модель и соответствующим образом дополненные критерии зрелости могут быть использованы для характеристики развития электронного обмена документами между конкретными организациями.

Рассмотренные уровни зрелости КСЭД представляют собой реальные вехи и закономерные этапы в осуществлении постепенного перехода организации от традиционного к электронному документообороту на основе корпоративных информационных технологий. При этом оценка уровня зрелости КСЭД не только иллюстрирует комплекс проблем электронного документооборота, но и является одной из характеристик системы управления организацией в целом. Подтверждением этого является влияние корпоративных систем и технологий электронного документооборота на развитие управленческой интеграции и корпоративной культуры, чему посвящен следующий раздел книги.

6.3. Новые возможности управленческой интеграции в условиях применения корпоративных информационных систем и технологий электронного документооборота

До последнего времени основное внимание специалисты по информационным технологиям и пользователи корпоративных информационных систем, в том числе КСЭД, уделяли функциональным возможностям систем (т. е. потребительским характеристикам программных продуктов). Вместе с тем опыт применения КСЭД и наметившиеся уже сегодня перспективы развития корпоративных информационных технологий позволяют судить о потенциале их влияния на процессы управленческой интеграции (с учетом необходимости адаптации к постоянно меняющимся условиям внешней среды).

Управленческая интеграция, под которой понимается процесс объединения, сращивания отдельных частей в некоторую целостность, а также усиление взаимодействия звеньев системы управления, может рассматриваться как цель любой управленческой системы (в переводе с латинского слово integratio означает сращивание, восполнение; integrare – превращать в целое). Необходимость в интеграции, т. е. согласовании и объединении усилий подразделений и их работников для достижения общих целей организации, существует независимо от типа организационной структуры организации, количества подразделений и их специализации. Здесь, на наш взгляд, уместна аналогия с живым организмом, жизнеспособность которого определяется правильным функционированием как отдельных его органов и систем, так и организма в целом. В конечном счете развитие управленческой интеграции должно обеспечивать повышение управляемости организации и эффективности управления ею. Благодаря интеграции достигается синергетический эффект, который можно рассматривать как проявление степени управленческой интеграции.