Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Особая роль корпоративных систем и технологий электронного документооборота проявляется в том, что они содействуют управленческой интеграции практически по всем названным выше аспектам.

Характеризуя влияние КСЭД и других корпоративных информационных технологий на развитие управленческой интеграции, в числе наиболее очевидных эффектов в первую очередь назовем следующие:

улучшение взаимодействия с территориально обособленными подразделениями;

повышение оперативности работы;

повышение уровня информированности работников;

развитие новых форм взаимодействия работников и получения от них информации;

развитие форм контроля (управленческого и технологического).

По нашему мнению, интеграционный эффект корпоративных информационных технологий проявляется тем больше, чем выше их уровень зрелости. В частности, более последовательно соблюдаются следующие условия:

большее число сотрудников организации или группы подразделений (в том числе руководителей подразделений и руководства организации) охвачено применением корпоративных информационных систем и технологий;

большая частота обращения к информации, имеющейся в КИС, что в свою очередь, связано с ценностью информации и ее актуальностью, наличием в системе информации о целях и решениях, относящихся к верхнему уровню управления;

более обязательным и регламентированным является применение корпоративной информационной технологии (а не просто по желанию или от случая к случаю), в том числе установлена ответственность за внесение качественной информации;

встраивание корпоративной информационной технологии в реальные бизнес-процессы, прозрачность (понятность) процедур взаимодействия.

При использовании корпоративных информационных технологий повышается степень обобществления результатов труда. Если прежде работник аппарата управления мог индивидуально организовывать свою информационную среду (включая информацию, созданную в результате его труда), то в новых условиях повышается общественная значимость информационных результатов труда конкретных специалистов и подразделений организации: результаты их труда аккумулируются в корпоративных информационных ресурсах и используются в работе других подразделений либо становятся доступны для внешних пользователей в качестве публичных информационных ресурсов. Корпоративные системы и технологии электронного документооборота играют при этом одну из самых заметных ролей в формировании единого информационного пространства организации и развитии управленческой интеграции.

6.4. Влияние технологий электронного документооборота на управленческие отношения и корпоративную культуру

Корпоративные системы и технологии электронного документооборота становятся одним из важнейших элементов внутренней и внешней среды организации, оказывают существенное влияние на управленческие отношения и корпоративную культуру.

Взаимовлияние и взаимозависимость ряда ключевых элементов системы менеджмента организации иллюстрирует модель «7S». Эта модель, включающая семь элементов (системы, стратегия, связи, стиль, сотрудники, навыки, разделяемые ценности – на английском языке все эти слова начинаются с буквы «S»), каждый из которых связан с другими, была предложена консалтинговой фирмой «МакКинси» в качестве средства комплексного рассмотрения и осмысления проблем развития организации [87, с. 63–64].

В работах российских исследователей теории и практики управления отмечается двойственная природа управленческих отношений. С одной стороны, управленческие отношения являются объективно обусловленными и складываются между людьми в процессе управления как форма взаимодействия объекта и субъекта управления. В этом смысле «… носителями управленческих отношений выступают все участники управленческой деятельности» [156, с. 7]. При этом на формирование управленческих отношений оказывают влияние различные социально-экономические факторы, профессиональный статус и ролевые функции участников этих отношений. С другой стороны, управленческие отношения содержат элементы субъективного порядка, связанные с реализацией не только целей управленческой системы, но и личных целей.