Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Следует подчеркнуть, что в каждой организационной системе одновременно действуют как центростремительные, так и центробежные факторы, так как система должна сохранять, с одной стороны, свою устойчивость, а с другой – восприимчивость к влиянию факторов внешней среды. Адаптироваться к изменяющимся условиям должны не только отдельные части организации, но и организация как единое целое. Соответственно, для достижения адекватной адаптации управленческая интеграция также необходима. Поэтому проблемы управленческой интеграции приходится решать на каждой стадии жизненного цикла организации.

По мере развития организации, ее структуры, взаимосвязей с другими учреждениями и предприятиями, увеличения числа работников, формирования территориальных подразделений и т. п. значение интеграционных процессов в менеджменте возрастает. При этом может как возрастать масштаб интеграции, так и происходить усиление интеграции в конкретных сферах менеджмента.

По нашему мнению, в силу самой информационной природы процесса управления в любом случае для развития управленческой интеграции и поддержания целостности системы управления (как, впрочем, и для своевременной адаптации к меняющимся условиям) требуется наличие информационных связей. При этом информационное взаимодействие может носить как формальный характер (формальные управленческие коммуникации, осуществляемые как в традиционных формах, так и на основе современных информационных технологий; регламентация форм и порядка взаимодействия), так и неформальный (неформальные коммуникации и развитие информационных компонентов корпоративной культуры).

Как уже отмечалось в гл. 2, современные корпоративные системы, в том числе КСЭД, Интранет и корпоративные порталы, создают технологическую возможность строить многовариантные информационные связи в процессе управления. Корпоративные информационные технологии позволяют обеспечить управляемую, регулируемую коммуникацию в рамках задач, решаемых подразделениями, группами работников и конкретными лицами.

Иными словами, если прежде для обеспечения координации и интеграции требовалось специально создавать регламентированные ситуации и процессы информационного взаимодействия (как бы добавляя их к существующему порядку работы подразделений и сотрудников), то формирующаяся в современных условиях информационная инфраструктура на основе корпоративных информационных систем и технологий электронного документооборота позволяет создать своего рода органичную «нервную систему», обеспечивающую требуемый уровень интеграции и адаптации как отдельных подразделений, так и организации в целом.

Таблица 11

Развитие управленческой интеграции на основе совершенствования информационных ресурсов и информационных технологий

Иллюстрацией развития информационных технологий в соответствии с задачами управленческой интеграции является табл. 11, в которой приведены четыре типовые управленческие ситуации. Интеграционный эффект на уровне организации проявляется при использовании различных корпоративных информационных систем и технологий (не только систем электронного документооборота, но также и ERP-систем, информационных порталов и интранет-технологий, совместной работы над проектами и др.), соответствующих ситуациям второго, третьего и четвертого типа. Корпоративные информационные технологии позволяют решать задачи управленческой интеграции в наиболее сложной ситуации, когда требуется обеспечить взаимодействие подразделений, отличающихся высокой степенью дифференциации. Например, к такому уровню сложности относятся задачи управленческой интеграции в банковских структурах [72].

Новые возможности управленческой интеграции на основе корпоративных информационных технологий, в том числе электронного документооборота, могут быть реализованы в нескольких аспектах, в частности:

оптимизация основных бизнес-процессов организации, включая возможности их реинжиниринга;

совершенствование технологии принятия управленческих решений;

развитие корпоративной культуры и повышение квалификации работников;

совершенствование управления информационными ресурсами организации в целом и развитие информационного менеджмента.

Все эти аспекты в большей или меньшей степени являются либо целями, либо следствием внедрения различных корпоративных информационных систем и технологий. Более того, использование корпоративных информационных технологий для различных задач, интегрированные подходы к созданию информационных ресурсов и управлению ими дает увеличение потенциала управленческой интеграции. Вместе с тем интеграция информационных ресурсов организации, включая информацию о внутренней и внешней среде, содействует также адаптации организации к изменяющимся условиям, так как позволяет принимать более обоснованные управленческие решения [73].