Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Ввиду наличия в перечне критериев, предполагающих проведение экспертной оценки, значительного внимания заслуживают вопросы, связанные с определением состава экспертов, способы опроса экспертов и обработки результатов. В качестве экспертов (в зависимости от группы критериев) должны привлекаться сотрудники, выполняющие функции технологического администрирования КСЭД, представители документационной службы, ИТ-подразделения, а также, при необходимости, службы внутреннего контроля и других подразделений организации. При формировании группы экспертов важно учитывать такие их личностные характеристики, как компетентность, позитивное отношение к экспертизе, конструктивность мышления, самокритичность. Опрос экспертов может проводиться методами анкетирования, «мозгового штурма», либо дискуссии (в зависимости от особенностей работы организации). Для проведения экспертной оценки целесообразно организовать рабочую группу, в составе которой должно быть предусмотрено участие сотрудников, выполняющих функции технологического и пользовательского администрирования КСЭД.

В зависимости от масштабов деятельности организации и задач анализа первоначально могут выполняться подсчет количественных показателей, экспертная оценка и интерпретация результатов по каждой группе критериев в отдельности (например, информационные ресурсы, управление КСЭД и др.). Для выявления факторов, сдерживающих развитие системы, по каждой группе критериев важно обращать внимание на максимальные и минимальные значения. Затем результаты обработки данных по каждой группе критериев обобщаются и сопоставляются с рассмотренными выше характеристиками уровней зрелости КСЭД.

Приведем условный пример. В организации, внедрившей КСЭД, новой технологией работы охвачено порядка 90 % ее управленческого документооборота. При этом примерно для 10 % документов от общего объема документооборота имеются их электронные копии в базе данных КСЭД. Для приказов и распоряжений организации этот показатель достигает 90 %, а для остальных категорий – 8 %. Пользователями системы являются 14 % сотрудников организации, при этом используется 60 % закупленных лицензий. Анализ этих показателей позволяет сделать вывод, что в данной организации применение КСЭД можно оценить по первому уровню зрелости. Работа с документами в основном осуществляется на бумажном носителе. Поэтому данной организации можно рекомендовать установить перечень категорий документов, работа с которыми должна осуществляться в электронной форме (в КСЭД должны быть файлы этих документов). Следует более детально проанализировать использование имеющихся лицензий; определить, сколько клиентских мест потребуется организации при достижении второго уровня зрелости системы. Необходимо развивать информирование сотрудников организации о возможностях системы, стимулировать подключение новых пользователей.

Наряду с указанными выше критериями оценки для отслеживания динамики развития КСЭД предлагаем также вести учет ряда общих характеристик системы (своего рода «паспортные данные»): наименование системы электронного документооборота; назначение системы (для каких категорий документов должна применяться);

сфера применения системы (с учетом территориально обособленных подразделений организации);

наименование специализированного программного обеспечения и его разработчик;

дата ввода ПО в промышленную эксплуатацию; даты перехода на новые версии ПО;

годовой объем документооборота (количество документов, зарегистрированных в КСЭД; ведется ежегодный учет);

количество электронных документов или электронных копий бумажных документов, файлы которых хранятся в КСЭД (ведется ежегодный учет);

объем базы данных (ведется ежегодный учет); количество пользователей системы (ведется ежегодный учет); наименования используемых криптографических средств (для электронной подписи).

Модель уровней зрелости КСЭД может быть использована для более эффективного и планомерного процесса развития системы в организации. В этом плане применение модели соотносится с известным концептуальным подходом «управление по результатам» [174]. В настоящее время внедрение КСЭД является не просто инновационной задачей, а представляет собой радикальное управленческое нововведение, не имеющее прямых аналогий в прошлом. Соответственно, рассматривая внедрение электронного документооборота как цель, для достижения которой требуется достаточно длительное время (это, к примеру, подтверждают федеральная целевая программа «Электронная Россия» и ход ее реализации), необходимо формирование промежуточных целей. Эти промежуточные цели должны устанавливаться в организации на основе реально достигнутого уровня применения КСЭД.

К примеру, для решения задач развития системы автоматизации документооборота в Банке России «управление по результатам» применяется на практике. При этом:

осуществляется ежегодный сбор информации о функционировании системы в территориальных учреждениях Банка России;