Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Традиционные подходы к определению экономического эффекта сочетаются с достаточно распространенной точкой зрения, при которой информационные технологии рассматриваются лишь как средство работы с данными, не затрагивая аспекты работы с информацией в более общем ее понимании [122]. Соответственно делается акцент на эффекте от автоматизации процессов их обработки, передачи, хранения и т. п. Вместе с тем при внедрении новых информационных технологий претерпевают изменения сами информационные ресурсы, в результате чего формируется новое качество содержащейся в них информации.

В процессе функционирования корпоративных систем электронного документооборота и архива происходит накопление документов и информации. Подчеркнем, что речь идет не об абстрактной информации, а об информации релевантной, относящейся к функционированию данной системы управления.

На наш взгляд, эффект нового качества информационного ресурса имеет двоякую природу. С одной стороны, проявляется кумулятивный эффект, близкий к рассмотренному выше сетевому эффекту. Правомерность такого утверждения вытекает из сущности документальной коммуникации, в процессе которой документ опосредует взаимодействие между участниками коммуникационной сети. Иначе говоря, эффект нового качества информационного ресурса в некоторой мере зависит от количества информационных объектов (документов, метаданных), включенных в информационную систему.

С другой стороны, этот эффект зависит и от применяемых способов организации информационного ресурса, принципов классификации и систематизации информации, возможности устанавливать связи между документами и их группами, выполнять как поиск в базе данных по формальным поисковым признакам, так и контекстный поиск, а также от других функциональных возможностей используемой системы. Полученная в результате запроса пертинентная информация может содержать в себе новое знание, которое, в свою очередь, может быть использовано экспертами при подготовке и принятии соответствующих управленческих решений.

То обстоятельство, что при использовании систем электронного документооборота и архива происходит преобразование «неявного» знания в «явное», т. е. решаются задачи управления знаниями, отмечает авторитетная итальянская компания – разработчик корпоративных систем SIAV [210].

Полагаем, что приведенный выше пример исследования Forrester Consulting «The Total Economic Impact™ of ЕМС Documentum» [116], свидетельствующий о влиянии системы управления корпоративным контентом на общую эффективность деятельности организации, в качестве составляющей совокупного эффекта содержит также эффект нового качества информационного ресурса.

По мнению В.Н. Чернова, при использовании систем автоматизации документооборота «более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации» [118, с. 55].

Косвенной иллюстрацией эффекта нового качества информационного ресурса является также возрастающая значимость проблематики защиты информации, содержащейся в базах данных.

По нашему мнению, эффект нового качества информационного ресурса определяется составом информации и метаданных в информационной системе, степенью их структурированности и возможностью обобщения, а также качеством внесенной информации (корректностью ввода). При том, что современные информационные системы, особенно базирующиеся на концепции ECM (Enterprise Content Management), позиционируются как системы, позволяющие работать с неструктурированной информацией (контентом), получаемые в результате их применения информационные ресурсы становятся более структурированными и дают возможность извлечения нового знания из сформированных массивов информации. Не случайно в последнее десятилетие понятие «управление знаниями» (knowledge management) стало применяться в контексте развития информационных технологий, позволяющих пользователям использовать средства доступа и анализа информации, внесенной в базу данных, в целях прогнозирования и принятия решений [124, 197].

Эффект нового качества информационного ресурса, проявляющийся при применении КСЭД и других современных систем хранения электронных документов, достаточно сложно оценить привычными параметрами, но он является не менее важным, чем другие составляющие совокупного эффекта.

На наш взгляд, значение эффекта нового качества информационного ресурса со временем будет возрастать (в том числе по мере накопления массивов информации в корпоративных и иных информационных системах), поэтому данный эффект заслуживает дальнейшего углубленного исследования.