Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

При анализе трудозатрат в условиях внедрения КСЭД определенный интерес представляет методика, основанная на сравнении трудозатрат по первоначальной и преобразованной нововведением технологиям управления [94].

Трудозатраты по отдельным элементам технологии управления могут определяться методами фотографии (самофотографии) рабочего дня, хронометража (самохронометража). Учитывается время основной и дополнительной работы (например, на согласование). Наиболее легко получить сведения о том, сколько рабочих дней сотрудник решает определенную задачу и какая часть рабочего дня расходуется на это.

Трудоемкость Т технологии по задаче, состоящей из операций, может быть определена в человеко-днях по формуле

где N_i – количество работников, занятых на i-й операции; B_i – периодичность выполнения i-й операции в год; C_ik – количество рабочих дней на i-ю операцию в k-м интервале времени; D_ik – коэффициент загрузки работников i-й операцией в k-м интервале времени.

По простым работам фактические трудозатраты можно вычислять без выделения операций, т. е. на работу в целом. В этом случае формула упрощается и является произведением показателей N, В, С и D, где каждый показатель связан не с операцией, а с работой.

После определения трудозатрат Т₁ и Т₂ по старой и новой технологиям (т. е. до и после внедрения нововведения) рассчитывается резерв ΔТ снижения трудозатрат, который адекватен выигрышу от нововведения. При расчете ΔТ имеется в виду следующее:

тенденция постоянного возрастания объемов управленческой информации и предположительно линейное увеличение объема документооборота в организации V от V₁ до V₂, что достаточно близко отражает реальную картину (рис. 21, а);

объем управленческих работ пропорционален росту объема информации.

С учетом этих положений можно считать, что трудозатраты по прежней технологии T₁(t) с момента начала нововведения прогнозируются по формуле

T₁(t)= T₁V(t)/V(t₁).

Наиболее благоприятным вариантом нововведения (в нашем случае результатом внедрения технологии документооборота на основе КСЭД) является тот, при котором достигается меньшая трудоемкость управленческой технологии, чем до внедрения нововведения. На рис. 21, б показано, насколько увеличились бы трудозатраты за счет роста объемов информации по старой технологии в момент времени t₂ Эту разницу (обозначенную на рис. 21 ΔТ1) необходимо учитывать для характеристики потенциала нововведения и обоснования его экономической эффективности. Вторая часть резерва снижения трудозатрат (обозначенная на рис. 21 ΔТ₂) равна разности трудозатрат по старой технологии на момент внедрения нововведения и трудозатрат по новой технологии на момент окончания внедрения или на момент расчета. Именно эта часть резерва снижения трудозатрат имеет реальный характер и может приводить к сокращению численности или к условному освобождению работников от решения данной задачи в прежнем объеме и использованию их труда для решения других задач.

На рис. 21, в показан менее желательный вариант внедрения нововведения, при котором трудоемкость по новой технологии хотя и меньше прогнозируемой, но все же выше фактических трудозатрат по первой технологии на момент начала внедрения нововведения. Возникающий при подобных нововведениях резерв снижения трудозатрат носит условный характер, и его нельзя использовать для сокращения численности работников.

Возможен также вариант нововведения, при котором трудозатраты становятся даже выше, чем без него (рис. 21, г). Иными словами, нововведение требует дополнительного персонала. Реализация подобного нововведения оправдана лишь в случае его высокой эффективности в рамках более широкой хозяйственной или организационной системы.

Рис. 21. Изменение трудоемкости управленческой технологии в результате внедрения нововведений

К примеру, в результате реинжиниринга бизнес-процессов эффект может возникнуть за пределами отдельного подразделения организации и проявиться в масштабах всей организации.

Таким образом, резерв снижения трудозатрат в результате внедрения нововведения образуется лишь в случаях, показанных на рис. 21, б, в. Его значение можно определить по формуле

где для упрощения обозначений принято

T₁=T₁(t₁); Т₂ = T₂(t₂);

V₁ = V(t₁); V₂ = V(t₂).

Высвобожденный в результате нововведения резерв снижения трудозатрат может быть использован по четырем направлениям:

1) высвобождение численности работников;

2) переработка дополнительной информации;

3) освобождение работников от выполнения прежних операций по данной задаче и использование их для углубления аналитической работы по этой же или другим задачам;

4) снижение социальной перегрузки (например, сверхурочной работы).

Первое направление оценивается количественно показателями:

абсолютное высвобождение численности;

повышение производительности управленческого труда по задаче, охваченной нововведением;

повышение производительности управленческого труда по организации в целом;