Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

g. Распространенные ошибки:

i. Часто встречающиеся ошибки, включая примеры из реальной практики; подробный пошаговый метод, позволяющий избежать ошибок или исправить их.

h. Формирование отчетов.

5. ЧАСТЬ III – ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ

a. Установка.

b. Конфигурация и настройка.

c. Структура каталогов.

d. Смена пароля.

6. Глоссарий.

7. Перечень диаграмм (рисунков).

8. Алфавитный указатель.

Сверочный список выбора инструментального средства моделирования и управления бизнес-процессами

Опасности при выборе инструментария и управления процессами

Подходящее для организации средство моделирования и управления процессами нельзя выбирать исключительно по его функциональным возможностям или цене, а по пригодности для целей, в которых организация намерена пользоваться им. При выборе такого инструментального средства распространены две ошибки (рис. П .16):

1. Напрасная трата денег (завышенная цена): требования, предъявляемые организацией к инструментарию, достаточно стандартны, но приобретается новейший продукт с широкими функциональными возможностями. Это приводит к неоправданным расходам (на приобретение и содержание) и разочарованию пользователей (поскольку для работы с инструментарием требуется интенсивное обучение), но используется лишь ограниченное число из широкого множества заложенных в продукт возможностей.

2. «Традиционный» (ниже среднего): организация намерена начать с основ, и приобретает средство, обеспечивающие базовую функциональность. Однако требования со временем расширяются, и организация обнаруживает, что «традиционное» средство не отвечает требованиям по функциональности. Это ведет к умножению усилий по моделированию процессов, недовольству сотрудников и дополнительным затратам при переходе на другой инструментарий.

Если исходные требования организации скромные, и она намерена начать с простого инструментария, есть две возможные стратегии:

1. Модульный подход: выбирайте инструментарий, который либо можно расширить далее с помощью дополнительных модулей, либо можно сконфигурировать на начальной стадии с ограниченными возможностями, но впоследствии легко переконфигурировать для использования в более широком варианте. Такие дополнительные модули либо входят в приобретаемый комплекс, либо приобретаются у других поставщиков. Необходимо быть внимательным, чтобы инструмент легко масштабировался с ростом числа пользователей.

2. Тактический подход: выберите инструмент, который отвечает ближайшей цели, и примите осознанное решение заменить его, когда и если ваши требования расширятся. Важно отдавать себе отчет, что чем больше сил вложено в модели, тем труднее и дороже будет переход со старого инструмента на новый. Например, придется воссоздавать все модели процессов.

Использование сверочного списка

Этот список – общий взгляд на факторы, которые следует иметь в виду при выборе инструментария моделирования и управления процессами. Его необходимо использовать лишь как общую ориентировку – каждый процесс выбора индивидуален и имеет свои уникальные особенности, которые должны выполняться, чтобы полученное решение было оптимальным. Список относится только к инструменту моделирования и управления процессами, не охватывая выбор автоматизированного решения BPM, которое включает значительно больше компонент (например, машину процессов – производственный процесс, мониторинг бизнес деятельности).

Процесс выбора

При выборе инструмента моделирования и управления процессами следует принимать во внимание следующие аспекты:

1. Определите наиболее важные цели, в которых инструмент будет использоваться в ближайшие два года, например:

• задача, для которой он будет применяться;

• какие типы моделей будут создаваться;

• тип требуемой документации;

• кто будет пользоваться инструментом;

• сколько людей будут моделировать и пользоваться моделями.

Помните, что большинство инструментов используются дольше и для большего числа целей, чем изначально предусматривалось. Преобразование всех разработанных моделей процессов для другого инструмента – многотрудная задача, которая может потребовать значительного времени и ресурсов. Поэтому важно четко определиться, нужно ли простое средство проектирования на короткий период или более живучий, основанный на архитектуре инструмент моделирования и управления.