Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

• обоснование для отмены требований архитектуры должно быть утверждено на соответствующем уровне руководства, которое изначально утвердило архитектурное направление организации.

Данный подход можно сравнить с механизмом клапана скороварки (выпускание пара защитным клапаном): когда давление становится слишком высоким, лучше контролируемо снижать его (рис. 14.11), чем сопротивляться ему и получить в итоге взрыв (см. рис. 14.10).

Комитет по архитектуре бизнес-процессов

Полезный способ вживления архитектуры процессов в организацию – сформировать комитет по архитектуре бизнес-процессов.

Данный комитет должен располагать полномочиями по поддержанию общего вида процессов всей организации и архитектуры процессов. Комитет должен установить и поддерживать связи между стратегическими целями организации и задачами процессов. Ему также должно быть известно, в какой степени каждый процесс поддерживает определенную стратегическую цель. (Вариант: проект работает по архитектуре процессов и вносится в хранилище данных архитектуры процессов).

При изменении стратегических целей организации комитет анализирует воздействие изменений, а затем направляет и изменяет бизнес-процессы, чтобы осуществлять новые стратегические цели. Если это воздействует на архитектуру процессов, то изменения должны давать обратную связь в архитектуру, чтобы она поддерживала и сохраняла адекватность. Помните:

Увязка стратегических целей организации и поддерживающих процессов не происходит сама по себе, а должна планироваться.

Комитет по архитектуре бизнес-процессов работает на постоянной основе, а не формируется под конкретный проект.

Структура запуска проекта

Чтобы проект применял архитектуру процессов, организации следует выработать структуру запуска проекта (СЗП – PSA) на основе DYA® {77}. СЗП обеспечивает резкий старт проекта, поскольку дает группе проекта необходимые компоненты, не перегружая его чрезмерно полной архитектурой процессов, если в этом нет нужды, т. е. СЗП – подмножество архитектуры процессов организации. В нее включаются такие модели, как структурно-организационная схема, портфель продуктов, модели процессов и приложений, а также соответствующие методические руководства, относящиеся к ним. Преимущество СЗП в том, что она обеспечивает механизм, позволяющий не тратить недели на сбор всей необходимой информации для более подробной архитектуры проекта.

Шаг 7. Совершенствование и улучшение

Архитектуру процессов нельзя завершить – ее можно только улучшить.

Архитектура процессов всегда должна поддерживаться в актуальном состоянии, а для работы с изменениями необходимо определить механизм управления ими. Это существенно, поскольку любое изменение в архитектуре может повлиять на процессы, которые были разработаны с использованием старых ее версий. Чтобы управление изменениями имело место, необходимо четко определить, кто хозяин – владелец архитектуры.

На этом шаге архитектуру можно уточнять и расширять. Во многих случаях полная архитектура в организации не определяется с первой попытки, и лучше действовать так: сначала люди должны свыкнуться с широкими архитектурными вопросами и концепциями и получить быстрые выигрыши. После этого архитектуру можно расширять следующим образом:

• в ширину – включать больше элементов (например, вопросы ИТ);

• в глубину – включать больше подробностей (например, более детальные модели процессов);

• по объему – включать больше процессов (например, создание моделей дополнительных процессов бизнес-подразделения).

И, наконец, не последний по важности момент: необходимо обеспечить, чтобы архитектуру использовали все больше и больше людей, например аудиторы, аналитики ИТ и бизнеса.

Реальные выгоды архитектуры процессов со временем становятся очевидны: когда наступают новые события и новые вызовы, меняется стратегия, или внедряется новая система, архитектура процессов задает направление для оценки эффекта этих воздействий.

Шаг 7 должен обеспечить регулярную оценку архитектуры, чтобы она была полезна и подходила для организации.

Реализация ценности

Здесь нужно описать механизм управления извлечением выгод и преимуществ как части данного этапа. Подробности см. в главе 21, шаг 1, где это описано в связи с реализацией ценности в рамках проекта.

Конкретные результаты архитектуры процессов

Этап архитектуры процессов дает ценный вклад в другие этапы общей схемы внедрения (рис. 14.12). Приведем лишь несколько примеров:

• модели бизнес-процессов, создаваемые на этапах понимания и инноваций, используют архитектуру, созданную или уточненную на данном этапе;

• архитектура процессов дает общие методические указания по формированию объема проекта и его организационной структуры на этапе стартовой площадки;