Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Планирование управления изменениями персонала должно считаться критически важным фактором успеха проекта; необходимо начинать его параллельно планированию реализации проекта и фактически, вместе со всем проектом. Спонсор проекта и лицо, ответственное за реализацию выгод, должны обеспечить отражение в планах любых зависимостей между деятельностью по реализации проекта, управлению изменениями персонала и мероприятиями по реализации выгод.

Реализовав выгоды, получите формальное подтверждение, внесите их в журнал и расскажите людям.

Шаг 7. Мониторинг и получение максимальной ценности (этап устойчивого функционирования)

Поскольку выход на некоторые целевые показатели выгод опираются на работу после завершения проекта, в пост-проектных обследованиях необходимо обеспечить проверку того, что цели выгод достигнуты и продолжают реализовываться. Такая проверка должна включать:

• внутренний аудит соответствия выгод целевым показателям, внесенным в журнал реализации выгод;

• рассмотрение планов проекта и журналов, чтобы убедиться в успешном завершении всех мероприятий, связанных с реализацией выгод;

• рассмотрение реализации выгод, связанных с основными мерами по управлению изменениями персонала.

Это не означает, что необходимо ждать окончания проекта, чтобы начать мониторинг реализации его ожидаемой ценности. Посредством различных описанных выше матриц, а также через аудит соответствия требованиям или аудиты проекта мониторинг следует вести в течение всего срока существования проекта.

По завершении проекта необходимо предоставить полный отчет о достижении выгод спонсору и хозяину бизнес-проекта. Если выгоды достигнуты полностью или даже превышены целевые показатели, нужно просто зафиксировать такие ситуации. Если выгоды не достигли целевых показателей более чем на 10 %, в отчете необходимо проанализировать ситуации, которые привели к невыполнению цели, и дать рекомендации о целесообразности каких-либо мер исправления. Полный анализ содействует более точным оценкам выгод и вносит вклад в этап стартовой площадки других проектов.

В подобных вопросах необходимо участие отвечающих за данную область бизнес-менеджеров, чтобы сверить правильность выводов и выявить области, где целесообразны корректирующие действия. Если бизнес-менеджеры считают, что выгоды все еще можно извлечь, в консультациях с ними нужно установить новые целевые показатели.

В каждой из областей, где были согласованы новые целевые показатели, необходимо совместно с отвечающим за данную область бизнес-менеджером разработать план мероприятий. Ответственность за реализацию плана должна возлагаться именно на бизнес-менеджера, ответственного за область, в которой будут реализовываться выгоды. Журнал реализации выгод следует обновлять, чтобы отразить вновь согласованные целевые показатели выгод.

Организация должна быть уверена, что достигла максимально возможных выгод от сделанных вложений. Если выгоды не дотягивают до исходных ожиданий, нужно, по крайней мере, понимать причины и возможности будущей корректировки.

Шаг 8. Обмен информацией

На этом шаге проектная группа и бизнес-подразделение общаются с более широкой массой в организации и нужными внешними заинтересованными сторонами. Доводимая информация должна сообщать об успехах проекта и реализованных выгодах.

Этот обмен информацией также должен включать сведения о том, как выгоды будут поддерживаться в организации в будущем, а также о мероприятиях и усилиях, требуемых для обеспечения постоянства поддержания выгод.

Решающие факторы успеха

Каким образом организация обеспечит извлечение максимума выгод из своих проектов? В этой главе предложен подход и приводятся некоторые критически важные для успеха факторы:

• понимание, что реализация ценности должна быть теснейшим образом переплетена с проектом и культурой организации и быть их важнейшей частью;

• необходимо планировать достижение выгод – сдаточные стадии и затраты;

• должно быть согласие относительно ролей, ответственности и подотчетности, связанных с реализацией ценности;

• должны быть полностью установлены риски, связанные с недостижением реализации ценности, и выработаны соответствующие стратегии их снижения;

• персонал, участвующий в реализации ценности, должен быть подготовлен, чтобы выявлять выгоды, анализировать и изучать их;

• необходимо иметь в распоряжении средства управления для отслеживания и принятия итоговых мер;

• непредвиденные выгоды должны выявляться и регистрироваться;

• если возможно сравнение с другими организациями той же отрасли или в смежных отраслях, надо такое сравнение провести;

• никогда не недооценивайте аспекты управления изменениями персонала проекта при реализации ценности; если не заручиться поддержкой людей, будет чрезвычайно проблематично добиться соответствия ожиданиям выгод проекта.

Итоги этапа реализации ценности