Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

• получение обязательств всех заинтересованных сторон;

• координацию и получение согласований планов проекта;

• организацию и использование контролирующих механизмов проекта, чтобы обеспечить управляемость согласованных графиков и бюджетов;

• отчет о ходе выполнения проекта всем заинтересованным сторонам в согласованные сроки;

• непрерывную связь с управлением предприятием (бизнесом) и ИТ;

• определение и установление каналов связи с увязываемыми проектами, управление рисками, которые может породить взаимозависимость;

• определение, управление и при необходимости передачу на более высокий уровень должностной ответственности потенциальных или имеющихся проблем, которые в случае игнорирования могут отрицательно сказаться на проекте;

• мониторинг рисков, связанных с проектом, и рекомендации директору и спонсору проекта.

Подгруппы процессов

Подгруппы процессов, часто называемые направлениями работы, включают разных специалистов.

1. Руководитель подгруппы.

2. Руководителя пользователей.

3. Представителей пользователей.

4. Экспертов по процессам.

Далее кратко описана каждая роль.

Руководитель подгруппы

Обычная роль руководителя подгруппы проекта. Возглавляет свою подгруппу (направление работы) и обеспечивает организацию практических семинаров, разработку плана проекта (совместно с менеджером проекта), соблюдение графика процесса, исполнение бюджета и т. п. Эта роль также предусматривает:

• управление назначенными заданиями (либо выполнение их самостоятельно, либо назначение членов подгруппы);

• регулярное рассмотрение работы подгруппы;

• составление регулярных отчетов о работе подгруппы для включения в общий отчет по проекту;

• участие в регулярных совещаниях по рассмотрению состояния дел проекта;

• помощь в решении проблем проекта или бизнеса;

• обеспечение регистрации всех проблем и их быстрого решения или передачи в компетенцию менеджера проекта и группы проекта;

• руководство разработкой программы приемных испытаний пользователей и схем испытаний, а также их успешным выполнением;

• получение согласований программы приемных испытаний пользователями в своей зоне ответственности;

• выполнение плана реализации в своей зоне ответственности.

Руководитель пользователей

Руководитель пользователей – бизнес-ресурс. Его назначает бизнес-руководство, и у него есть полномочия принимать решения от имени предприятия. Эта роль предусматривает:

• подбор членов подгрупп пользователей (в подразделениях и по подразделениям);

• обеспечение технического качества и решений по проектированию процессов;

• разрешение возможных конфликтов;

• представительство группы пользователей в группе по принятию решений проекта;

• участие в совещаниях всех руководителей пользователей проектов;

• работа с другими руководителями пользователей в целях правильного взаимодействия и передачи дел, обменов и т. п., чтобы не было нестыковок.

Представители пользователей

Представители пользователей – это технические специалисты или эксперты в предметной области со стороны бизнеса. Их подбирает руководитель пользователей. В сферу их ответственности входит:

• участие в практических семинарах и собеседованиях;

• выработка конкретных подходов подгруппы к деятельности в рамках проекта;

• разработка различных подходов на этапе инноваций;

• учет вопросов качества, соответствия различным нормативным и техническим требованиям;

• нахождение согласия с другими подгруппами по взаимодействию в рамках проекта и обмена материалами и т. п., чтобы избежать нестыковок;

• участие в планировании программы пользовательских приемных испытаний;

• участие в составлении планов и схем пользовательских приемных испытаний;

• участие в выполнении пользовательских приемных испытаний;

• участие в планировании и внедрения и реализации.

Эксперты по процессам

Люди из этой категории участников проекта являются специалистами Центра совершенствования бизнес-процессов (CBPE), со специальными знаниями:

• проектирования и перепланирования процессов;

• инструментов проектирования процессов, используемых в проекте;

• расчета расходов по типу работ;

• имитационного моделирования процессов;

• состыковки процессов.

Типовой шаблон бизнес-обоснования

Далее обсуждается назначение и предлагается примерное содержание бизнес-обоснования проекта.

Цель бизнес-обоснования

Бизнес-обоснование является важным подспорьем в управлении проектом BPM и выполняет три главные функции:

1. При запуске проекта обоснование дает информацию, позволяющую принять решение об утверждении предлагаемого проекта и его финансировании. Другими словами, оно позволяет определить, оправдывают ли предполагаемые выгоды требуемые вложения в проект с учетом рисков и альтернатив. Польза и выгоды, получаемые в результате проекта, должны быть четко определены.