Управление проектами. Быстрый старт

Самые важные навыки менеджера проекта – профессиональное мастерство устного и письменного общения (взаимодействия), изрядные организационные навыки, опыт общего руководства, включая бюджетирование и создание коллектива, умение вести переговоры и решать проблемы, искусство обращения с людьми. Управление проектами – это не просто один набор определенных навыков или один способ решения задачи. Это знание понемногу обо всем. Менеджеров проектов называют «миля в ширину, дюйм в глубину». Это выражение характеризует обширность набора навыков, которые потребуются для успешного руководства следующим проектом.

Менеджеры проектов представляют собой милю в ширину и дюйм в глубину, т. е. они обладают навыками в самом широком спектре дисциплин общего менеджмента.

Взаимодействие – основа основ

Основополагающим профессиональным навыком менеджера проекта является навык взаимодействия. Он включает искусство устного общения и мастерство письменной взаимодействия. Менеджер проекта осуществляет функцию основного взаимодействия по нему. Он ведет переговоры с заинтересованными лицами, членами проектной группы, клиентами, поставщиками, высшим руководством и т. д. Он также составляет текущие отчеты, кипы проектной документации, отчеты по конкретным вопросам, электронные письма и т. п. Чем легче проходит взаимодействие, тем эффективнее развивается проект. Значит ли это, что по ходу дела не будет возникать никаких проблем и конфронтация с заинтересованными лицами или членами проектной группы исключена? Конечно нет! Но это значит, что каждый будет знать, что от него хотят, каждый в любой момент будет понимать статус проекта и с уверенностью предполагать, что ожидать в дальнейшем.

Предоставление нужной информации нужным людям в нужный момент является одним из определяющих факторов успеха проекта. Следуя этому правилу, невозможно переборщить взаимодействия.

Во второй части этой главы мы более подробно рассмотрим удачные и неудачные методы взаимодействия и многие другие навыки общения.

Организационные технологии

«Куда я дел ключи?» Вы когда-нибудь задавали себе этот вопрос, выбегая из дома на работу или на важную встречу? Я сталкивалась с этой проблемой постоянно, пока не прибила рядом со входом в гараж крючок, куда стала вешать ключи, приходя домой. Этот незначительный пример наглядно демонстрирует, как организационные навыки помогают в управлении проектами. Если каждое утро тратить время на поиск ключей, что-то остается несделанным (например, вы не успеете проскочить час-пик). Это также относится и к проектной работе. Если постоянно терять время на поиск нужных документов, пачками разбросанных по всему офису, или полдня тратить на второстепенные вопросы и электронную почту, работа идет вхолостую, а драгоценное время можно было бы провести, решая более существенные вопросы.

Так как же регулировать всю эту проектную информацию и выделять важные сообщения и проблемы в течение дня? Некоторые основные организационные методы дадут вам нужное направление мыслей. Помните, в главе 1 «Строительство фундамента» мы обсуждали различные способы сбора информации с использованием журнала проекта или интранета компании? Это и есть один из организационных методов, который можно непосредственно применять для любой проектной документации. Осуществление всей канцелярско-бумажной работы в одном месте почти автоматически организует проектную деятельность (конечно, при условии, что вся информация действительно будет размещена в журнале или в соответствующих папках на сервере). В последующих главах мы поработаем с журналом проекта, включая его содержание и способы внесения информации. Этот метод, конечно, упорядочит проектную документацию, но что делать с распределением времени и всеми этими электронными сообщениями, голосовой почтой (автоответчиком), постоянными вмешательствами извне? Я перечислил всего лишь несколько проблем, возникающих по ходу дела.

Организация работы – тема, охватывающая многие аспекты, включая планирование времени, определение приоритетов и информацию. Рассмотрим некоторые методы работы в каждой из областей.

Планирование времени

Сколько раз в конце дня вы удивлялись: «На что ушло время?» Вы смотрите на часы: 17:15, но чувствуете, что не сделали практически ничего. Если для вас такая ситуация типична, это означает, что день управляет вами, а не наоборот, как должно быть.