Управление проектами. Быстрый старт

7. В чем заключается ответственность отправителей при осуществлении взаимодействия с членами проектной группы или заинтересованными лицами?

8. В чем состоит ответственность получателей при получении информации?

9. Назовите три метода эффективного активного слушания.

10. Назовите три метода эффективной взаимодействия.

Глава 3. Инициация [6] проекта

Итак, вы определили, что в соответствии с критериями, изложенными в главе 1 «Строительство фундамента», новая работа является проектом. Вы освежили свои коммуникативные и организационные навыки и приобрели новый «навороченный» органайзер. Вы готовы приступить к работе. Что дальше?

Следующая станция – процесс инициации проекта. Это первый набор процессов, с которых начинается реализация проекта. Именно на этом этапе определяется перспективность проекта, выбираются проекты для реализации и устанавливается порядок их осуществления, разрабатывается устав проекта.

В этой главе мы рассмотрим все аспекты процесса инициации проекта.

В этой главе:

Отбор проектов и распределение приоритетов;

Кураторская поддержка проекта;

Определение функций и ответственности заинтересованных сторон;

Разработка устава проекта;

Проведение установочного собрания.

Отбор перспективных проектов

Процесс инициации является первым набором мероприятий в жизни проекта. Установочный вопрос «Является ли данная деятельность проектом?» уже решен положительно. Следовательно, процесс инициации служит официальным началом реализации проекта.

Процесс инициации проекта – процесс составления проектных заявок и их утверждение или отклонение. В случае санкционирования проекта на этом этапе разрабатывается устав проекта, назначается менеджер проекта, а организация официально признает необходимость начала реализации проекта.

В ходе процесса инициации проекта санкционируется начало проекта или очередной фазы его жизненного цикла. Например, до перехода от этапа планирования к реализации необходимо пересмотреть процесс инициации с целью определения необходимости такого перехода.

Каких-либо иных формальных правил инициации, кроме публикации устава проекта и документального определения целей первого порядка в предварительном описании объема работ (проектное задание), которое мы рассмотрим ниже, не существует. В течение этого процесса проект обычно предлагается в силу необходимости или потребности. Отборочный комитет (или генеральный директор либо менеджер) рассматривает проектную заявку и сопровождающие документы, затем принимает решение о реализации проекта. Если дано «добро», создается и утверждается устав проекта, выделяются ресурсы и назначается менеджер.

Следующий график иллюстрирует процесс инициации проекта. Необходимость или потребность обусловливают подачу проектной заявки, которая, в свою очередь, запускает процесс инициации. Результатом этого процесса является устав проекта и предварительное описание содержания проекта. Устав проекта и предварительное описание содержания проекта (проектное задание) становятся вводными ресурсами в процесс планирования, который является следующим этапом цикла управления проектом.

Несмотря на то что предварительное описание содержания проекта является результатом процесса инициации, необходимость разработки такого документа возникает не всегда. Я сталкивалась с ситуациями, когда устава было вполне достаточно для характеристики факторов первого порядка и перехода к этапу планирования.

Как возникают проекты

В один прекрасный день в кабинет вашего начальника входит вице-президент компании по продажам и просит оказать содействие в одном вопросе. Вице-президента интересует покупка системы, которая дасто его сотрудникам возможность профилировать понтенциальных потребителей. Вспомогательные офисы отдела продаж расположены на территории региона шести штатов, и каждый из этих офисов должен иметь доступ к такой системе. Поскольку это система ИТ, а вы работаете в отделе ИТ, вице-президент считает, что именно ваш отдел должен взять на себя этот проект.