Управление проектами. Быстрый старт

Концептуальная документация по проекту является первым шаблоном, который мы рассмотрим в ходе обсуждения процесса инициации. В шаблон можно внести свои изменения с учетом задач конкретной организации. Но следует учитывать, что в этом документе приводится только информация первого порядка. Цель документа заключается в том, чтобы отразить определенный набор фактов, достаточных для инициации проекта и определения его результативности. Подробные характеристики и описание задач потребуются позже при разработке устава и описания содержания проекта. Объем документа не должен превышать двух страниц, поэтому не позволяйте запрашивающей стороне слишком вдаваться в подробности при составлении концептуальной документации – ведь пока неизвестно, утвердит отборочный комитет этот проект или нет. Концептуальный документ должен содержать информацию, оптимальную для принятия положительного или отрицательного решения, но не следует приводить здесь все подробности по каждому проектному требованию. В ходе процесса планирования создаются другие документы, где подробно описываются все детали проекта, включая ожидаемые результаты, требования и т. п. Форма концептуальной документации по проекту должна включать следующие основные элементы:

• запрашивающая сторона, название компании или отдела и контактная информация;

• дата запроса;

• название проекта. Можно оставить место для учетного номера проекта для его регистрации в вашем отделе;

• коммерческое обоснование. В этом пункте формулируется необходимость или потребность, которая стимулировала возникновение проекта, и дается ответ на вопрос: «Какую коммерческую проблему или вопрос решает данный проект?» Сюда можно включить подпункт с изложением последствий неисполнения этого проекта для организации. В коммерческом обосновании также должна содержаться соответствующая финансовая информация, включая доход на инвестиции, анализ затрат/прибыли, внутреннюю норму прибыли, как обоснование адекватности проекта и консультативная справка для принятия решения отборочным комитетом. Все финансовые понятия мы рассмотрим в следующем разделе;

• описание проекта. Это общая характеристика целей проекта и результатов, которые надеется достичь запрашивающая сторона. Сюда входит список задач первого порядка, выполняемых для успешной реализации проекта;

• стоимость проекта. На данном этапе эта информация может быть еще не готова. Если бюджет запрашивающей стороны ограничен, она должна указать это в настоящем документе. Если запрашивающей стороне известно, что для выполнения проекта потребуется подрядчик или возникнет необходимость приобретения услуг внешней организации, она должна, по возможности, представить предварительную оценку затрат;

• требуемая или предполагаемая дата завершения проекта.

Вторая, или последняя, страница концептуальной документации разделена на две части. Первый раздел заполняется менеджером проекта (или функциональным менеджером, если менеджер проекта еще не назначен). Здесь приводится оценка планирования первого порядка. Она даст экспертному комитету представление о сроках завершения проекта. В нем также содержится перечень других коммерческих сфер деятельности организации, которые будут задействованы в случае санкционирования проекта.

Второй раздел страницы заполняется экспертным комитетом. Здесь указываются дата рассмотрения заявки и резолюция комитета о санкционировании или отклонении проекта. Полезно оставить место для подписей членов. Пример оформления данного раздела приведен на следующей странице.

Концептуальная документация – первый документ, который вносится в папку журнала проекта. Это официальный проектный документ, который можно предоставлять любому заинтересованному лицу. Некоторые пункты документа войдут в устав проекта. Понимаю, это может показаться несколько излишним, но действительно, составлять устав без предварительного санкционирования проекта невозможно. Так же невозможно добиться утверждения проекта, не предоставив достаточного объема проектной информации. Руководство имеет вредную привычку проявлять повышенный интерес к таким вопросам, как содержание проекта, его себестоимость, сроки выполнения. Без этой информации они не могут дать «добро» на инициацию проекта. Лучший способ удовлетворить любопытство начальства – составить концептуальную документацию по проекту. Как только отборочный комитет официально скажет «да», можно писать устав.

Отбор и определение приоритетности проектов