Управление проектами для "чайников"

Формулировка цели	Критерии оценки	Меры оценки
Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции	.	.
Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции	.	.
.	Содержание	Отчет должен включать следующие данные по каждому виду продукции: • общее число проданных изделий • совокупный доход от продаж • общий оборот
.	Расписание	Отчет должен быть готов к 31 августа
.	Бюджет	Затраты не должны превышать 40 тыс.
.	Утверждения и согласования	Новую форму отчета нужно утвердить у таких лиц: • заместителя по сбыту • регионального менеджера по продажам • агентов по продаже

Некоторые вместо конкретных величин предпочитают указывать диапазон запланированных результатов. Это только приводит к недоразумениям.

Предположим, вы агент по продажам, и шеф говорит вам, что для успешной работы фирмы вы должны достичь годового объема продаж на сумму от 20 до 25 млн. долл. Вы считаете, что стопроцентно справились с заданием, достигнув отметки 20 млн., а шеф считает, что полному выполнению задания соответствует 25 млн. долл. Из-за того, что вы не оговорили заранее точное значение, у вас возникли разногласия.

Если нет цели

Обычно, начиная очередной курс, я интересуюсь, что слушатели надеются получить на моих лекциях. Периодически кто-нибудь заявляет, что он не ожидает услышать ничего нового, а здесь по распоряжению начальника. Раньше я полагал, что раз он вынужден находиться в аудитории, то уж я его заинтересую. С годами мне пришлось разочароваться в этом. Трудно определить, понятен ли им материал и доходчиво ли я его преподаю. Если у человека нет цели, то работать с ним бесполезно, Думаю, таким мои лекции ничего не дали.

Несколько советов, как ясно и четко изложить цели проекта

Чем яснее и четче определены цели проекта, тем выше ваши шансы завершить его успешно. Вот несколько рекомендаций по формулированию ясных целей.

• Лучше меньше, да лучше. Описывайте цели проекта кратко. Если вы испишете целую страницу мелким почерком, люди даже не станут ее читать, а если и прочитают, то могут не все верно истолковать.

• Поменьше специальных терминов и аббревиатур. В настоящее время в каждой отрасли используется неимоверное количество технических терминов и аббревиатур. В каждой компании существует множество собственных жаргонных слов и сокращений отделов, подразделений и т. п. Люди часто стесняются спросить, что означает какой-нибудь термин или сокращение, чтобы не выглядеть некомпетентными. Поэтому, чтобы не осложнять ситуацию, используйте простые слова и четкие формулировки.

• Необходимые качества емкой формулировки.

- Конкретность. Описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений.

- Измеримость. Устанавливайте показатели и меры оценки запланированных результатов.

- Стимул. Ставьте цели так, чтобы побудить людей к активным действиям для их достижения.

- Выполнимость. Цели проекта должны быть реальными и достижимыми.

- Определенность во времени. Устанавливайте сроки, к которым должны быть получены результаты.

• Цели проекта должны быть достижимыми. Вы и ваша команда должны быть уверены, что достижение требуемых результатов зависит от вас. В противном случае это уже не цели, а пожелания.

• Сразу определите все задачи проекта. Если вы не сделаете этого своевременно, вам трудно будет выполнить все работы при ограниченных сроках и ресурсах.