Управление проектами для "чайников"

Тут возникает вопрос о критериях успеха вашего проекта. Если успех проекта состоит в том, чтобы попасть на озеро, то весь комплекс работ, которые вы сформулировали, — всего лишь средство добиться этой цели в условиях принятых ограничений. Если все предварительные действия не дают возможности попасть на озеро в течение 10 минут (для достижения нового критерия успеха проекта), надо менять действия.

Наведя справки, вы выяснили, что если арендовать вертолет за 500 долл. в день, можно попасть на озеро за 10 минут. Однако сам пикник, по предварительным расчетам, должен обойтись не дороже 10 долл. — стоимость парковки на озере. Вы приходите к выводу, что абсурдно тратить 500 долл. на 10-долларовый пикник. Но вы не знаете одного обстоятельства: оказывается, если подруга попадет на озеро в течение 10 минут, она может получить прибыль от выгодной сделки в 10 тыс долл.! Стоит ли это 500 долл.? Безусловно!

Разрабатывая график работ, рассматривайте все возможные варианты с учетом их стоимости и не исключайте обоснованные предложения других людей, которые тоже могут принимать решения.

Детализация работ

Еще один способ сократив время выполнения последовательности работ — разбить их на отдельные операции и перераспределить.

На рис. 4.11 показано, как ваша подруга может сэкономить еще 7 минут на варке яиц и приготовлении сэндвичей.

Рис 4.11. Уплотнение работы путем параллельного выполнения отдельных операций

Разбивка процесса варки яиц на две части

• Подготовка к варке яиц: достать кастрюлю из буфета, достать яйца из холодильника, положить их в кастрюлю, налить воды, поставить кастрюлю на плиту, включить плиту — 3 минуты.

• Сварить яйца вкрутую — 7 минут.

Разбивка процесса приготовления сэндвичей на две части.

• Подготовительные шаги: нарезать хлеб; достать из холодильника майонез, салат и кетчуп; приготовить коробку для сэндвичей; намазать хлеб майонезом и кетчупом; положить сверху листья салата — 7 минут.

• Завершающие операции: очистить сваренные яйца, нарезать, положить на хлеб, сложить сэндвичи в коробку — 3 минуты. Заметьте, что общее время на варку яиц все еще 10 минут, и на приготовление сэндвичей — также 10 минут.

Выполнение работ согласно схеме рис. 4.11.

• Подготовка к варке яиц.

• Пока яйца варятся, одновременно выполняются подготовительные шаги по приготовлению сэндвичей.

• После завершения этих двух работ заканчиваете готовить сэндвичи.

Разделив две работы на операции и перераспределив их, подруга затратила в общей сложности 13 минут вместо 20.

Оценка продолжительности работ

Оценка продолжительности работ — это основанное на вашем опыте, интуиции и здравом смысле предположение, сколько времени действительно займет выполнение данной работы, а не столько, как вам или кому-то хочется.

Заниженная оценка продолжительности работ может увеличить их реальную длительность, потому что:

• не разобравшись с содержанием работы для расчета ее продолжительности, вам будет трудно разработать стратегию сокращения времени выполнения;

• исполнители даже не будут пытаться придерживаться нереально установленных сроков.

Расчетная продолжительность работ не может быть предметом переговоров или торга.

Допустим, ваш шеф попросил завершить проект за шесть месяцев. Вы изучили все варианты и пришли к выводу, что проект можно закончить не раньше чем через 12 месяцев. После ряда препирательств с шефом вы пришли к соглашению, что проект будет завершен через девять месяцев.

Если бы вы взяли на себя смелость быть честными, то признались бы, что проект обречен на провал. Кроме того, приняв соглашение, которое не устраивает ни одну сторону, вы и шеф потеряли доверие друг к другу. Теперь он будет отнимать треть от ваших оценок продолжительности, а вы — для страховки добавлять половину.

Что влияет на продолжительность работ

При оценке продолжительности работ первым делом следует определить и описать такие их составляющие.

• То, что выполняется людьми, — физическая или умственная работа. Например, написание отчета, сборка прибора, обдумывание рекламной кампании.

• Часть работы, которая выполняется не людьми, — программа тестирования на компьютере или печать отчета на принтере.

• Процессы — физические или химические (реакции). Например, застывание бетона, высыхание краски и т. д.

• Вынужденные задержки — время ожидания чего-либо; как правило, ресурсов. Например, двухнедельное ожидание конференц-зала.

Виды ресурсов

Различают следующие виды ресурсов:

• трудовые ресурсы;

• оборудование;

• оснащение;

• сырье;

• информация;