Управление проектами для "чайников"

Средства и формы общения следует предусмотреть заранее.

Выбор средств обмена информацией

Различают формальное и неформальное общение. Формальный обмен информацией проводится в предусмотренных форме и порядке. А неформальное общение происходит естественным образом.

Как оригинальным способом привлечь внимание к своим отчетам

Несколько лет назад мой слушатель рассказывал, как он руководил большим проектом по выполнению некоего государственного заказа. Помимо прочего в его обязанности входила ежемесячная подача отчета о проделанной работе, возникших затруднениях и принятых мерах, а также предложений, направленных на соблюдение графика работ. Но поскольку никаких комментариев или действий по изложенным предложениям не наблюдалось, а запросы на информацию продолжали поступать так же методично, у моего слушателя возникло подозрение, что его отчеты никто не читает.

Будучи сильно озадаченным, он при подготовке очередного сделал весьма своеобразный ход. И когда через несколько недель ответственный по проекту чиновник как обычно позвонил ему, он, уже не считая нужным соблюдать приличия, спросил его без особых церемоний, читал ли тот предыдущий отчет. На утвердительные заверения мой собеседник поинтересовался, не нашел ли чиновник в отчете чего-либо необычного. Тот ответил, что не совсем помнит и сейчас уточнит. Через несколько минут поисков чиновник извлек из большой стопки нужный отчет и, полистав, нашел приколотую скрепкой к десятой странице купюру в сто долларов. Со словами "Я знал, что сто долларов где-то там!" мой слушатель горячо поблагодарил чиновника и теперь рассчитывает, что тот будет просматривать хотя бы страницы со скрепками.

Хотя неформальное общение происходит все время в ходе работ, не следует слишком на него полагаться, особенно в вопросах, где требуется полная определенность и уверенность, что все тебя правильно поняли. Чтобы избежать недоразумений, следуйте таким правилам.

• Вся важная информация, пусть даже обсуждавшаяся неформально, должна быть представлена в письменном виде.

• Не следует обсуждать то, что касается всего коллектива, только с некоторыми его членами.

Распространение письменной информации

Письменным сообщениям присуща конкретность данных, однозначность слова. Кроме того, так легче сохранять информацию о прошедших событиях и распространять ее среди широкого круга лиц. К сожалению, письменной форме распространения информации присущи некоторые недостатки.

• Отсутствие возможности у получателей тут же уточнить значение и содержание предписываемых действий.

• Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты.

• Вы не видите реакцию на послание.

• Она не подходит для дискуссий и мозговых штурмов.

Самое неприятное то, что вы не знаете, читают ли ваши послания вообще!

Чтобы повысить мотивацию читать ваши послания, примите следующие меры.

• Отправляйте их регулярно и в установленной форме. Так получателю легче найти нужную ему информацию.

• Будьте конкретны. Лучше несколько сообщений по отдельным вопросам, чем одно обо всем сразу.

• Избегайте терминов и аббревиатур.

• Ссылаясь на факты, укажите лицо, у которого можно получить о них исчерпывающую информацию.

• Применяйте современные методы выделения ключевой информации, например: цветом текста или фона, указанием степени важности на конверте и т. д.

• По возможности обсуждайте ваши послания с некоторыми получателями. Это даст вам представление о том, как их воспринимают.

• Старайтесь уместить сообщение на одной странице. Для длинных пишите краткое резюме.