Управление проектами для "чайников"

В этой главе…

• Планирование завершения проекта

• Административные мероприятия завершающей стадии

• Как настроить людей на успешное завершение

• Как объявить об успешном завершении проекта

Одним из признаков, отличающих проект от других поручений, является наличие у него завершения — точки во времени, когда все связанные с ним работы сделаны и результаты достигнуты. И хотя уже ждут другие поручения, не позволяйте только что выполненному проекту незаметно кануть в Лету. Успех всего проекта и тех, кто этого добился, следует отметить должным образом.

Игнорирование такого события нанесет не только обиду участникам, но и в какой-то мере вред организации. Без основательной оценки того, чего удалось достичь, не определить, насколько верно проект был задуман, спланирован и воплощен в жизнь. Людям, выполнявшим работы проекта, тоже следует дать возможность почувствовать, что у них все получилось.

На завершающей стадии следует:

• довести до конца все работы проекта;

• завершить все административные мероприятия по проекту;

• принять меры к тому, чтобы проект оставил свой след в жизни и карьере его участников.

Как это сделать, читайте в этой главе.

Завершение работ

Условия окончания проекта:

• нет незавершенных работ;

• все согласовано и утверждено;

• поставленные задачи выполнены, намеченные цели достигнуты.

Обычно к концу проекта остается масса мелких недоделок и открытых вопросов. Даже при благоприятных обстоятельствах это вызывает сильное беспокойство. А неблагоприятные возникают вследствие:

• того, что план работ был разработан недостаточно детально;

• назначения некоторых участников на другие проекты, из-за чего на оставшихся ложится дополнительная нагрузка;

• потери мотивации и интереса "под занавес" проекта частью участников, мысли которых уже заняты новыми поручениями;

• опасений в близкой перспективе лишиться благоприятной рабочей обстановки и сложившихся отношений, а также из-за беспокойства по поводу новых назначений;

• уклонения вашего заказчика (внешнего или внутреннего) от уточнения последних деталей.

Чтобы исключить подобные обстоятельства, изучите хорошенько следующий раздел.

Планируйте завершающую стадию проекта особенно детально

Завершающая стадия — это своего рода отдельный проект (о стадиях проекта читайте в главе 1). Собирайте оставшихся участников и готовьте план работ с конкретизацией его задач, работ и ресурсов.

У вас заранее должен быть готов список работ и мероприятий завершающей стадии. Например:

• продукция, которую нужно произвести;

• положительные результаты испытаний;

• утверждения, которые следует собрать;

• отчеты, которые необходимо сдать;

• материальные ценности, которые подлежат передаче;

• административные мероприятия, которые следует провести.

Установите для каждого его обязанности на этой стадии.

Восстановление коллективного самосознания и духа

Чтобы поднять дух команды для последнего рывка:

• соберите всех вместе и напомните о коллективной обязанности довести проект до успешного завершения;

• еще раз подчеркните важность и значение результатов вашего проекта;

• подробно обсудите, что осталось сделать, и жестко контролируйте все завершающие работы;

• обеспечьте возможность немедленно связаться с вами при возникновении затруднений.

Благополучный финиш