Управление проектами от А до Я

Если в вашем проекте 100 задач, теоретически можно выполнять их все одновременно, тогда срок исполнения проекта будет равен времени, отведенному на решение самой сложной задачи. Но здесь возникают следующие проблемы:

• некоторые задачи могут зависеть друг от друга;

• исполнители не могут делать все одновременно, и выполнение проекта будет зависеть от наличия «свободных рук».

Зависимость – это связь между операциями, означающая, что их можно выполнять лишь в определенной последовательности. Например, прежде чем куда-то ехать на автомобиле, его сначала нужно заправить, т. е. поездка зависит от наличия бензина. Из всего многообразия зависимостей для вас на самом деле важна лишь зависимость от предшествующей задачи. Чтобы выявить эту зависимость, определите, что нужно выполнить (или начать выполнять) прежде, чем можно будет браться за задачу Х. Все эти действия следует отразить в вашем плане как задачи, предшествующие задаче Х.

Среди них есть задачи особого типа, которые называют внешними: это задачи, которые не входят в ваш проект либо их решение не зависит от вас, но влияют на его выполнение. Представьте, например, что вы занимаетесь проектированием и строительством новых домов, но в вашу задачу не входит приобретение земельных участков под застройку и получение разрешения на строительство. Все задачи, связанные с выбором и приобретением участков, подачей заявки и получением разрешения на строительство, выходят за рамки вашего проекта и не будут отражены в его плане. Но тем не менее ваша работа зависит от их решения – вы не можете приступить к строительству без отвода земли и не получив разрешения, – поэтому, планируя выполнение задач, входящих в проект, учитывайте эти моменты. (Наличие таких зависимостей должно быть отражено в описании вашего проекта.)

При анализе плана может выясниться, что некоторые задачи нельзя выполнить полностью, поскольку довести работу до конца можно после выполнения другой задачи, которая практически не зависит от вас. Такие задачи лучше разбить на две. Например, вам надо сменить мониторы в офисе, но установить новые можно только после того, как вам их привезут. Значит, вы зависите от поставки. Но прежде чем устанавливать новые мониторы, необходимо снять старые, и в этом вопросе вы ни от кого не зависите. Разбейте задачу на две: первую ее часть (снятие старых мониторов) можно выполнить немедленно, а вторая (установка новых) потребует завершения предшествующей (поставка новых мониторов).

При определении последовательности действий нужно различать задачи, зависящие от предшествующих событий, и задачи, зависящие от наличия нужного персонала. Во втором случае выполнение проекта можно ускорить путем привлечения дополнительных кадров, а в первом – нет.

Однако привлечение дополнительных рабочих рук не всегда позволит быстрее завершить проект. Не все задачи можно делить на более мелкие, которые могут выполнить разные исполнители. Напомню популярный афоризм: «Чтобы родить ребенка, женщине нужно 9 месяцев, но девять женщин не смогут родить ребенка за месяц». Не важно, сколько ресурсов вы выделите на рождение ребенка, быстрее, чем за 9 месяцев, ребенок на свет не явится. И еще не забудьте: чем больше людей участвует в проекте, тем сложнее логистика и больше сил и времени требуется на управление ими.

Команда проекта

После того как вы составите перечень задач, наступает очередь подбора исполнителей. В реальности вы, скорее всего, и до планирования представляли, кто будет работать над проектом. И все же подобрать хорошую команду крайне важно. Без нее даже самый лучший план не поможет вам выполнить работу. Отбирая исполнителей, учитывайте следующее:

1. Какие навыки нужны и какие есть у ваших кандидатов? Второе должно соответствовать первому.

2. Сколько людей, обладающих определенными навыками, вам нужно?

3. Кто обладает этими навыками?

4. Свободны ли эти сотрудники? Нет смысла планировать проект, если нужные люди задействованы в других проектах.

5. Можете ли вы привлечь их? Люди обычно не работают бесплатно, и у каждого из них есть свои требования. Если оплата услуг исполнителей включена в бюджет проекта, можете ли вы позволить себе нанять тех, кого выбрали?

6. Как исполнители относятся к делу? Важна не только квалификация исполнителей и возможность оплатить их услуги, но и то, насколько ответственно они будут относиться к проекту. Человек, который работает с энтузиазмом и воодушевлением, скорее всего, сделает больше, чем тот, чья квалификация выше, но мотивация недостаточна.

Как менеджер проекта, вы тоже являетесь членом команды. Не стоит недооценивать работу по управлению проектом. Если вы ведете небольшой проект, у вас, вероятно, будет оставаться время на решение еще каких-то задач в рамках проекта, но в крупном проекте необходимо полностью сосредоточиться на управлении.

Учет издержек

Расходы по проекту бывают двух видов: