Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

В следующей главе я рассмотрю пути обуздания второго, еще более беспощадного Вора Времени – незапланированного посетителя!

Глава 6 Как отделаться от непрошеного посетителя

Друг в беде – это просто бич.

Анонимное высказывание

Недавние исследования выявили, что среднего менеджера прерывают каждые восемь минут. А после перерыва требуется несколько минут, чтобы восстановить прежнюю эффективность работы. Другими словами, у него или у нее есть только несколько минут интенсивной работы над заданием, прежде чем сосредоточенность вновь будет нарушена.

Двумя наиболее распространенными причинами таких отвлечений являются телефонные звонки (см. главу 7) и незапланированные, «заглянувшие», посетители.

Как вам, вероятно, известно из личного опыта, некоторые люди представляют собой беспощадных Воров Времени. Иногда кажется, что они заходят в ваш офис или рабочий кабинет, не имея никакой иной цели, кроме как поболтать, задать ненужные вопросы, высказать непрошеный совет или сообщить бесполезную информацию, или последние слухи. В большинстве известных мне компаний есть как минимум один человек, отличающийся искусством отнимать время у других.

Конечно же, не все незапланированные посетители желают просто занять ваше время. Некоторые усугубляют свое злодеяние, пытаясь что-нибудь вам продать!

Один из приемов, широко используемых коммерсантами, заключается в том, чтобы, договариваясь о встрече с предполагаемым клиентом, закончить разговор вопросом: «В девять часов утра в следующий понедельник вам подходит?» Эта тактика основана на стремлении коммерсанта заставить вас задать себе вопрос: «Чем я буду занят в девять часов утра в следующий понедельник?» – вместо намного более существенного вопроса: «Поможет ли эта встреча достижению одной из моих целей?»

Чтобы обуздать этих «заглядывающих» Воров, сначала необходимо понять, каким образом планировка вашего офиса может либо охладить, либо поощрить их непрошенное внимание.

Психология планировки офиса

Если у вас есть личный офис, то его планировка должна включать две зоны: общую и личную.

Посетителей принимают в общей зоне. Личная зона – ваша частная территория.

Хотя расстановка мебели зависит от размеров и формы офиса, планировка большинства из них примерно соответствует одной из представленных ниже.

• Стол диагональю перекрывает угол комнаты напротив двери.

• Стол стоит напротив двери и образует барьер поперек комнаты.

• Стол образует барьер поперек комнаты, но с одной его стороны достаточно много свободного места.

• У двери открытое пространство, а стол образует барьер в глубине комнаты.

• Стол придвинут к одной из стен и не создает никакого барьера.

• Сидящий смотрит в окно, а не в сторону двери.

Первые четыре планировки, наиболее четко разделяющие личную и общую зоны, предназначены для официальных встреч. Они проводятся через стол, при этом хозяин офиса остается в личной зоне, тогда как посетитель ограничивается общей зоной. Последние две планировки, предназначенные для неформальных встреч, менее всего разделяют общую и личную зоны.

Исследование доктора Дункана Джойнера показало, что планировка большинства из 130 офисов, осмотренных им, позволяет хозяину видеть и дверь, и окно, сохраняя при этом четкое разделение личной и общей зон. «Возможность видеть дверь со своего рабочего места подразумевает готовность к взаимодействию, – отмечает доктор Джойнер, – а то, что в большей части исследованных офисов выбрана именно такая планировка, означает, что возможность видеть входящего в комнату и готовность встретить его – то есть правильно расположиться лицом, – вероятно, более важна, чем возможность смотреть в окно».

Слово «лицо» означает тот образ, который хозяин хочет представить посетителям. Обычно он предназначен подчеркнуть его или ее статус, умение и компетенцию.

Желание создать и закрепить свою индивидуальность настолько присуще человеческой природе, что некоторые психологи считают его более важным, чем стремление человека к поощрению и безопасности. Поэтому офис и его планировка часто отражают личность его владельца.

Тактика «заглядывающих» посетителей

Воры Времени в своих, зачастую успешных, попытках украсть ваше время, нередко используют трехступенчатую стратегию:

1. Приходят, имея некий полублаговидный предлог для неожиданного визита:

• «Я знал, что ты захочешь взглянуть на информационный бюллетень компании за этот месяц…»

• «Ты знаешь, как работать на факсе в общем офисе?»

2. Переходят из общей зоны в личную. Если они вторгаются на вашу частную территорию, избавиться от них намного сложнее. Но чтобы сделать это, вначале они должны получить приглашение в ваши личные владения. Один из распространенных приемов состоит в том, чтобы показать вам что-нибудь:

• «Взгляни на первую страницу информационного бюллетеня…»