Управление в социальной работе

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности, согласно его предназначению и целям, являются:

• документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

• предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

• организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

• разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

• рассылка документов в организации и их учет;

• доведение документов до органов управления и должностных лиц;

• продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

• контроль исполнения документов;

• хранение документов, как текущее (оперативное) – в течение их производства, так и архивное.

Несомненно, что документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, то есть на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации, подкрепляющем и дополняющем два вышеназванных. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая и является синонимом управления.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принципы стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них, выделяют и другие специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и др. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения.

• Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управленческой деятельности вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, то есть быть достоверной.

• На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается следующее требование: документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.