Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Следующее практическое действие

Необходимо абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Очень важно правильно подобрать слова. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «управляющим» и внутренним «исполнителем». Позвольте «исполнителю» кричать на «управляющего»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Основной список должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время.

Глагол, объект, субъект

Если вы не уверены, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Наличие всех трех элементов гарантирует устранение неопределенности и повышение эффективности. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным.

Правильный и неправильный выбор слов

Действия, которые нельзя выполнить в ближайшее время, не следует включать в основной практический список

В основном списке не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.

Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Фраза «Позвонить Вирджинии, чтобы поговорить о программе» – это конкретное действие! Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим. Но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.

Организация основного списка действий

Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о его структуре с тем, чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.

Места

Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:

Дом

Работа дома, домашние дела, личные дела.

Прогулки и дорога

Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.

Онлайн-банкинг

Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт-Нокса. Поэтому, когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.

Звонки, размышления/решения

Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.

Другой офис

Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.

Другая работа

Сегодня многие работают как фрилансеры, с частичной занятостью в разных местах. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.

Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.

Внимание

Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:

Офис – проактивное внимание