Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В нем обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе «Парка хороших идей» я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.

Календарь

Недавно я вел семинар для ребят 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, оказалось нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.

Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.

• Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.

• Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее – в случае крайней необходимости. Но даже тогда записывайте лишь важные сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.

• Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с вашим электронным календарем.

• Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.

Контрольные списки

Контрольные списки [11] очень часто недооценивают. Но они позволяют освободить голову, не задумываясь об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт и избавиться от нужды возвращаться в режим «начальник» перед каждым действием. Таким образом удается не перегружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.

• Регулярные совещания группы или команды – списки часто обсуждаемых вопросов избавляют от необходимости заново продумывать повестку.

• Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.

• Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.

• Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров.

• Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.

Контрольные списки вселяют уверенность. Это секретное оружие продуктивности. Прелесть в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Хранятся такие списки в цифровой вспомогательной библиотеке. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то они могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.

Большая корзина для мусора