Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени

• Список дел «не для календаря». Задания общего плана часто переносят в календаре, как штрафную работу, с одного дня на другой. Лучшее решение: записывайте то, что надо делать, на отдельной странице в начале вашего графика. Сначала надо привыкнуть, что свои задачи вы не видите перед собой ежедневно, а должны открыть для этого специальную страницу. Но скоро вы почувствуете, что сами определяете то, что сделано, и не значится в вашем графике. К тому же, ваш инструмент не должен говорить, что вы опять сегодня чего-то не выполнили, а, наоборот, должен подбадривать вас.

• Планируйте на неделю. Планируйте свои дела от одного воскресного дня до другого. В начале недели попытайтесь предусмотреть некоторое свободное время на четверг и пятницу.

• Используйте по-новому свой регистр А— Я. Во многих календарях (перекидных или органайзерах) регистр А - Я остается неиспользованным, так как все важные номера хранятся в мобильных телефонах, даты (сроки) фиксируются на ПК, а распечатки прикладываются к графику.

Неиспользованный или дополнительный регистр А - Я предоставляет вам новые возможности. Сюда вы можете заносить информацию или какие-то мысли в легко обозримом порядке, согласно алфавиту. Если ваша записная книжка при вас постоянно, то все равно, где вы находитесь: за письменным столом, в ресторане, в пути или ожидаете чего-то дома. Надо только открыть регистр, занести в него необходимое — и готово. Здесь приведены некоторые советы.

— Изречения, которые вы слышали или где-то читали, записывайте под буквой «И».

— Названия CD, которые вы забываете всякий раз, проходя мимо магазина с дисками, заносите под буквой «С».

— Вопросы, которые хотелось бы обсудить на следующем семейном вечере, записывайте под буквой «В».

— Идеи, неожиданно пришедшие в вашу голову по поводу подарков, собирайте под букву «П».

— Аргументы и мысли к заседанию на 10.11. — под букву «3». (Дополнительно в календаре на 10.11. сделайте запись, что материалы к этому заседанию собраны под буквой «3»).

— Размеры одежды и обуви своих детей занесите на страницы под начальной буквой их имен.

Дела, которые уже выполнены, вычеркивайте. Листы, где все вычеркнуто полностью, выбрасывайте, заменяя их новыми. Долгосрочные события, мероприятия с конкретным сроком исполнения (свадьба Георга), идеи для подарков записывайте на разных листах. Вам будет значительно легче ориентироваться в мероприятиях.

Бумага против электроники

В каких случаях электронный органайзер выгоден, а в каких — нет? Устарела ли классическая записная книжка? Во многих фирмах мы видим молодых, элегантных, обходительных служащих с современными электронными органайзерами, величиной с игральную карту. Это так называемые «карманные компьютеры», или PDA (PERSONAL DIGITAL ASSISTANTS). Специализированные журналы и эксперты провели множество тестирований цифровых и обычных систем. Результаты тестов показали 3:2 в пользу обычной записной книжки.

Преимущество электронного органайзера — в легкости управления сроками. Если вы умеете с этим управляться, то планирование дел на ПК и последующий перенос данных на PDA — это очень элегантная вещь. Сроки, даты, встречи удобно передвигать и корректировать, тогда как в записной книжке перечеркнутые адреса, телефонные номера, измененные даты встреч смотрятся неряшливо. Хотя иногда эта польза может обратиться в свою противоположность. Например, утром вы смотрите в свой электронный календарь и видите, что кто-то, не спросив вас, занес в ваш план новые дела и встречи. Это дурная традиция — дела и встречи не диктуются «сверху», о них следует осведомляться и обсуждать их вместе.

Размещение по алфавиту в регистре, написанном от руки, касается только начальных букв или выражается в компьютерном виде в формате планирования времени (лучше обстоятельно, чем художественно). На PDA возможно без труда найти нужный адрес в том случае, если вы, допустим, не уверены, занесли ли вы господина Цингибл из фирмы Apple на страницу под буквой «Ц» или «Э».

Корректировку на PDA можно внести достаточно изящно (при условии, что вы знаете все хитрости). На бумажном носителе вам, напротив, надо стирать написанное или делать записи поверх написанного.

Преимущества бумажной формы.

Для людей, ориентированных на визуальное восприятие, PDA — это грустно, так как получаются некрасивые каракули. При быстрой записи клеточки и «мышиная клавиатура» на дисплее также более мешают, чем помогают. Большие мини-ПК, как PSION, обладают клавиатурой, требующей умелых пальцев. Существует, кроме того, пригодная складная клавиатура PALM, но покажется несколько странным, когда вы приметесь открывать ее на совещании.

Упомянутые PDA — это, прежде всего, портативная станция ПК. Пользователь должен делать свои записи на клавиатуре и дома. Неприятный побочный эффект возникает, если вы во время телефонного разговора делаете записи на ПК, а ваш собеседник слышит стук клавиш. Беззвучная запись, сопутствующая разговору, приятнее и, как доказано, не слишком отвлекает.