Ваше время в ваших руках

Переживание даже небольшого успеха позитивно воздействует на настроение и мотивацию и способствует совершенствованию вашего личного рабочего стиля!

Проработайте материал главы «Контроль» применительно к своим нуждам. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Использование главы «Контроль»
Страница	Мысли, ассоциации, темы	К какому времени проработать, изменить?	Контроль

6. Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию

Делай так же — делай наоборот — делай повторно!

Народная мудрость

6.1. Значение информации и коммуникаций

Сердцевину, или центр круга, самоменеджмента составляет сфера информации и коммуникаций, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В самом деле, нам приходится справляться с настоящим потоком информации, который обрушивается на нас.

Обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение ваших профессиональных и жизненных целей.

Идеально было бы, если бы вы занимались лишь той информацией, которая кажется важной с точки зрения решения ваших проблем и достижения ваших целей. В этой связи информационным фильтром для восприятия новых данных может служить однозначная целеориентация, когда более существенные вещи воспринимаются сильнее, чем те, которые обладают малой информационной ценностью или совсем ее не имеют и поэтому остаются без внимания.

В реальной жизни, однако, вы получаете, перерабатываете и распространяете гораздо больше информации, чем это действительно необходимо. Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку вы вынуждены постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации.

Коммуникации — это обмен информацией

Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления, общественных отношений, социальной системы, да и вообще самого человеческого существования. Менеджеры проводят в среднем 80% своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т.п.

Какая доля вашего времени отводится выполнению функции «информация и коммуникации»? Проанализируйте с этих позиций еще раз свои протоколы дня (анализ времени и деятельности). Несмотря на все старания, половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается в итоге лишней — однако какая именно половина?

В настоящей главе речь идет не о разработке стратегии информационной политики, а о рациональном подходе к овладению информацией. Сама эта тема настолько многогранна, что по этому поводу существует избыток информации, изложенной в многочисленных руководствах по менеджменту. В рамках данной книги, разумеется, невозможно подробно рассмотреть все аспекты. Мы ограничимся поэтому кратким обзором, выводами и рекомендациями обратиться к специальной литературе.

6.2. Рациональное чтение

Поток материала для чтения в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным.

Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение! Совершенствование техники чтения означает поэтому совершенствование вашей организации труда!

Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств.

Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения. Метод SQ 3R основывается на всех трех фазах.

Методы «до чтения»

Здесь речь идет в конечном счете о том, чтобы определить, какие части соответствующего текста (книги, газеты, статьи, циркуляра) могут представлять интерес с точки зрения личных и профессиональных целей, а какие — нет. Независимо от того, с какой скоростью вы читаете, вы сможете путем целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.