Ваше время в ваших руках

Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.

3. Всезнайка.

Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.

4. Словоохотливый.

Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.

5. Застенчивый.

Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в своих силах.

6. Негативист

Признать, оценить его знания и опыт.

7. Не проявляющий интереса.

Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.

8. «Крупная шишка».

Избегать прямой критики, применять технику «да, но».

9. Расспрашивающий.

Адресовать его вопросы группе.

После совещания

21. Возвращайтесь — хотя бы время от времени — к ходу и результатам состоявшейся конференции, например путем опроса участников:

- Были ли достаточно ясными тема и цель совещания?

- Получил ли каждый из участников своевременно повестку дня и другие материалы?

- Началось ли заседание вовремя?

- Соблюдались ли повестка дня и регламент?

- Была ли достигнута цель совещания?

- Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?

- Сколько времени было использовано неэффективно?

22. Составьте четкий итоговый протокол — по возможности через 24 — максимально через 48 часов после завершения заседания. Образец (формуляр) вы найдете ниже. Самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка — плохой протокол.

23. Так называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фотокопии, в большинстве случаев пространный протокол становится тогда излишним. Пример соответствующего формуляра следует после бланка итогового протокола.

24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.

25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.

6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)

Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день.

А каковы ваши средние показатели? Неспособность предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам. В социально-психологической области целый ряд проблем возникает в связи с потребностью контактов и организацией социальных отношений.

Наиболее существенными «пожирателями времени» являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обычно принимают немедленно из-за опасения что-то упустить, если их не выслушать.

Мотивы могут быть следующими:

- потребность в информации;

- потребность в помощи или консультации;

- информирование;

- ответ на ваше приглашение или вызов (типа «Если будете поблизости, заходите!»);

- поддержание общественных (официальных) или дружеских отношений.

Подразделение, отдел	Итоговый протокол совещания	Дата
Тема:	Место проведения:
	Дата:
	Продолжительность (от — до):
Ведущий обсуждения:	Ведущий протокол (с указанием номера телефона):	Приглашение/повестка дня от:

Участники совещания:	Привлеченные участники:

Результат:	Указание / поручение * (срок исполнения):	Контроль * :
		Страница:

Как раз последний повод может легко привести к наибольшим временным потерям, поскольку многие посетители приходят как раз по этой причине, чтобы «заглянуть»; они ничего не приносят с собой и «стоят» уйму времени! Большинство из них хотят даже не совета, а прежде всего подтверждения и поддержки своих планов.

План обсуждения

Тема _____________________________________________________________ Дата ___________ Время ___________ Место проведения ______________ Документы для обсуждения ________________________________________ Участники ________________________________________________________
Пункты повестки дня	Решения, результаты, мероприятия	Пометка о выполнении
Немедленно поручить: ______________________________________________

Стратегия управления потоком посетителей направлена в первую очередь на то, чтобы отгородиться именно от ненужных и незаявленных посетителей. Последующие рекомендации касаются обращения с посетителями; приводятся 10 приемов завершения переговоров.