Ваше время в ваших руках

Организационные принципы рационального проведения совещаний
До совещания
1. Требуется ли вообще проводить заседание?	______________________
2. Какие имеются альтернативы совещанию?	______________________
3. Должен ли я лично принимать в нем участие?	______________________
4. Свести свое участие до минимума	______________________
5. Сократить число участников до минимума	______________________
6. Выбрать наиболее подходящее время проведения	______________________
7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации	______________________
8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня	______________________
9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем	______________________
10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания	______________________
Проведение совещания
11. Начинать точно вовремя	______________________
12. Сообщить о стоимости минуты	______________________
13. Согласовать правила совместной работы	______________________
14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола	______________________
15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы	______________________
16. Следить за критическими пунктами в дискуссии	______________________
17. Контролировать движение к поставленным целям	______________________
18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры	______________________
19. Подвести итоги	______________________
20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)	______________________
После совещания
21. Перепроверить ход и результат совещания	______________________
22. Составить протокол результатов	______________________
23. Размножить и разослать краткий протокол	______________________
24. Контролировать выполнение решений	______________________
25. Невыполненное перенести на следующее совещание	______________________

- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),

- Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после),

- Кончайте с «документоманией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

Входящая почта.

1. Не обрабатывать «рутинную почту».

2. Сортировать, раскладывать по папкам.

3. Прикладывать разъяснительные материалы.

4. Несущественное — в корзину.

5. Помечать важные места в тексте.

6. Снабжать указаниями по обработке.

7. Переправлять по назначению.

8. Обрабатывать сразу после получения.

9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.

10. Ящик для почты с тремя отделениями.

Исходящая почта.

1. Немедленный ответ.

2. Письма-копии.

3. «Письма-маятники» (блицответ).

4. Облегчение ответа.

5. Краткие письма.

6. Обработка текста.

7. Индивидуальные письма.

8. Профессиональная диктовка.

9. Самоограничение.

10. Целеориентированность в работе.

- Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.