Ваше время в ваших руках

Напишите от руки на полученном вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».

Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

Знак фирмы	Стандартный вариант ответа
	С дружеским приветом
	Подпись

Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, ваш партнер получает ответ (обратной почтой и на 50% сокращается бумагооборот.

2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.

Немедленно ответить вы можете и в том случае, если вы на основе имеющегося в вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т.д.) хотите сделать запрос или заказ.

Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату.

Преимущества этого способа:

- вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;

- адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.

3. Рационализация корреспонденции с помощью «писем-маятников».

Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.

Формуляр «письма-маятника»:

Получатель ________________	Наше сообщение
	Знак нашей фирмы ______________
	Ваше письмо от ________________
	Ваш звонок от __________________
	Наш разговор от ________________
	Существо дела ________________
	Место, дата, подпись _____________
Отправитель ________________	Ваш ответ
	Знак вашей фирмы ______________
	Наш звонок от ________________
	Наш разговор от ________________
	Существо дела ________________
	Место, дата, подпись _____________

Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.

Преимущества этого принципа:

- небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;

- отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;

- оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;

- отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.

4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).

Поскольку вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, вы можете освободить своего партнера от ненужной работы: посылайте ему письма в двух экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте: «Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!».

5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.

Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок и т.п., если вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.

Преимущества стандартных бланков: вам не надо много писать или диктовать, достаточно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода послания производят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но не рациональные письма!

6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.

Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000—10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом.

Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным. Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично вами составленного послания.

7. Рациональное составление индивидуальных писем.

В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.

- Собирайте отдельные письма для «серийного производства», например используя папку «Корреспонденция».

- Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т.п.